этим основным отличительным признаком переписки служит ее назначение – обеспечение информационного обмена с применением средств связи.
Деловая переписка ведется с помощью почтовой связи и электросвязи. Почтовой связью пересылаются письма и почтовые карточки. С помощью средств электросвязи осуществляется телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения компьютерной электронной почты.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте. В настоящее время при подготовке и изготовлении деловых писем широко используются средства компьютерной техники.
По своему назначению переписка, как любая другая документация, подразделяется прежде всего на официальную и личную. Личная переписка – это переписка между физическими лицами вне сферы их служебных (официальных) отношений (дружеские, любовные и т. п. послания). Письма с пометкой “Лично”, поступающие в организации на имя конкретных работников, также относятся к личной, а не официальной переписке, что определяет особый порядок обработки этих документов
В форме писем могут создаваться не только документы, служащие для ведения переписки частного или официального характера. Термин “письмо” используется также в названиях публикаций в средствах массовой информации (“открытое письмо”), литературных и научных произведений.
Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию. Так, выделяются типовые письма и письма в произвольной форме. Правила оформления и обработки деловых писем во многом определяются законодательством в области делопроизводства и связи.
Предлагаемое учебно-справочное пособие – результат изучения и обобщения существующей практики подготовки и оформления деловых писем.
Материалы, представленные в пособии, дают наиболее полное представление о методике подготовки, оформления и отправки деловых писем. Учебно-справочное пособие базируется на действующей общегосударственной нормативной базе; особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
1. Характеристика деловых писем
1.1. Назначение и классификация деловых писем
Деловые письма – самый распространенный вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов.
Деловое письмо – это краткий (как правило, не более 1–2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).
Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев.
В частности, известно, что деловые письма отличаются друг от друга:
а) по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) – обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);
б) по срокам исполнения – исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;
в) по объему – короткие, средние и длинные;
г) по виду содержащейся в них информации – текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);
д) по стилю изложения – официальные и частные;
е) по комплектности – с приложениями и без приложений;
ж) по композиции – простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);
з) по способу адресования – направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;
и) по информационному поводу для подготовки – инициативные и ответные письма.
Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остается их функциональное назначение. Исходя из результатов анализа деловой переписки, представляется вполне допустимым разделить все деловые письма на три базовые классификационные категории:
а) официальные деловые письма;
б) частные деловые письма;
в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри предприятия).
В свою очередь, классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена.
Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:
1) письма-просьбы;
2) письма-сообщения;
3) письма-запросы;
4) письма-заявления;
5) письма-подтверждения;
6) письма-заказы;
7) письма-предложения