деятельности подразделения. За организационно-распорядительной документацией подразделения обычно следуют:
1) документация по планированию и отчетности деятельности подразделения;
2) документация, относящаяся к организации основной деятельности подразделения;
3) документация, относящаяся к организации контрольно-ревизионной работы за осуществлением основной деятельности подразделения;
4) документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами подразделения.
Что касается расположения заголовков дел внутри разделов (и, если требуется, подразделов) номенклатуры дел, то оно определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью. Работу по упорядочению заголовков целесообразно выполнять в два этапа: сначала листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в предварительной последовательности, а после ее уточнения – переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика. Перечень документов, не включаемых в проект номенклатуры дел, ежегодно определяется письменным распоряжением руководителя службы ДОУ. Названия заголовков дел (в выбранной последовательности) вписываются в графу 2 номенклатуры дел (см. рис. 3.6)[70]. Определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений) либо сведений из типовой (примерной) номенклатуры дел. Сведения о сроках хранения дел вписываются в графу 4 номенклатуры дел. Кроме сведений о сроке хранения, там же указываются номера статей по соответствующему перечню документов. Отметим также, что сроки хранения дел, не предусмотренных перечнями документов, могут определяться по типовой (примерной) номенклатуре дел либо по согласованию с органами Росархива. Индексация дел в составе разделов номенклатуры дел – это процедура присвоения делам соответствующих индексов. Под индексом дела понимается выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из условного номера подразделения с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в его номенклатуре дел. Индексация позволяет обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе обращения с ним[71]. Значения индексов дел вписываются в графу 1 номенклатуры дел[72].
Рис. 3.6.
Графа 5 номенклатуры дел («Примечание») при разработке ее проекта не заполняется – соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года[73]. На протяжении календарного года (после утверждения сводной номенклатуры дел, см. далее) в графе 5 делаются (по мере необходимости) следующие отметки:
1) о названиях перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел;
2) о заведении