Наконец, развернутая форма предполагает дополнение полной формы подписи сведениями об отправителе делового письма – например, указанием на его наследственный или почетный титул, звание либо на иные особые заслуги отправителя.
Постскриптум (пост-постскриптум) представляет собой краткую – не более 3–4 строк – приписку к тексту делового письма, помещенную после подписи.
Это необязательный, но, тем не менее, достаточно постоянный элемент структуры делового письма, который состоит из сокращения-заголовка – “P.S.”, “PostScript” или “Постскриптум”, дополнения (приписки) к основному тексту делового письма и подписи (сигнатуры отправителя без указания его должности и расшифровки подписи). Основное функциональное назначение постскриптума – оперативное сообщение адресату краткой информации, имеющей для него особенно важное значение.
Обратимся теперь к рассмотрению особенностей стиля изложения делового письма – так называемого официально-делового стиля, представляющего собой функциональную разновидность русского языка и предназначенного для использования в процессе управления предприятием, в том числе и посредством деловой переписки.
Специфическими чертами официально-делового стиля являются следующие:
а) подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в своеобразных формах повседневного (в том числе письменного) общения между должностными лицами – так называемой служебной субординации – и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;
б) адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности, в данном случае – отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;
в) устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в процессе подготовки деловых писем;
г) тематическая ограниченность деловых писем, в которых, как правило, не освещается более 1–2 вопросов одновременно;
д) лексическое и композиционное единообразие содержания делового письма;
е) исключительно нейтральный тон изложения делового письма;
ж) точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания делового письма;
з) лаконичность изложения, предполагающая краткость и ясность используемых в деловом письме формулировок.
Исходя из специфики официально-делового стиля при подготовке содержания делового письма целесообразно:
1) излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями;
2) применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;
3) употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании;
4) отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении, в соответствии с которым подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;
5) не применять