обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.
Должность секретаря руководителя требует высшего профессионального образования, а должность секретаря-машинистки – «начального профессионального образования или среднего общего образования и специальной подготовки по установленной программе».
В словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством», а в словаре С. И. Ожегова – «работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения». Таким образом, в определениях подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.
В этой книге мы не ставим задачу разграничить функциональные обязанности секретарей на различных уровнях и на предприятиях разных размеров и сфер деятельности. В ней мы даем советы для секретарей, стремящихся повышать свой профессиональный уровень и быть специалистами своего дела.
Глава 1. Секретарь в структуре управления. Секретарь – лицо фирмы
1. Статус секретаря, требования, предъявляемые к секретарю
1.1. Профессиональные и личностные качества секретаря
Итак, какие же качества нужны квалифицированному секретарю? Для квалифицированного секретаря необходим минимальный набор умений: знание иностранного языка, компьютера, основ делопроизводства. Но все это необходимо для того, чтобы получить место секретаря. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Во-первых, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь – это помощник руководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет дело посетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и о ее состоятельности.
В серьезной фирме работают профессионалы, многие посетители дальше приемной и не бывают – просто нет такой необходимости, секретарь ответит на все вопросы. Они уносят с собой то впечатление, которое произвел сам секретарь. И существует большая вероятность того, что эти посетители своими впечатлениями поделятся с некоторым количеством друзей, коллег и просто знакомых. И если вы произвели плохое впечатление на одного человека, то негативное впечатление о вашей фирме возникнет у нескольких десятков человек.
Трудно сохранять невозмутимость, когда офис в течение дня посещает более ста человек, амбициозных и агрессивно настроенных, – но это для вас необходимо. Выдержка и зрелость – необходимые качества для профессионала, тем более этой профессии.
СОВЕТ. Помимо профессиональных навыков, секретарь должен обладать следующими качествами: быть приветливым, тактичным, внимательным, терпеливым, уравновешенным