En este apartado dedicado a los datos el usuario empezará a trabajar en serio con Excel 2010. Tras practicar con las acciones de apertura y guardado de archivos, y una vez identificados todos los elementos que componen la interfaz del programa, llega el momento de empezar a introducir datos en las celdas de las hojas de cálculo. En la primera parte del apartado, se mostrará el modo de insertar y borrar datos y fórmulas (tras una descripción previa de los diferentes tipos de datos que puede contener una hoja). Un segundo grupo de ejercicios servirá para que el usuario aprenda a rellenar series de datos de diferentes maneras y a crear sus propias listas de datos personalizadas, operaciones que pueden simplificar notablemente la introducción de datos en los libros. Tras dos ejercicios intermedios en los que se trabajará con las habituales funciones de copia, corte y pegado de datos y con el conocido Portapapeles de Office, se alcanzará un tercer grupo de ejercicios dedicados a la ordenación, el filtrado y la importación de datos.
Ordenar datos ayuda a entenderlos y visualizarlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente. Por su parte, el filtrado de datos facilita la localización de valores concretos y con la importación de datos es posible insertar datos procedentes de otras aplicaciones externas (Access, programas de tratamiento de texto, páginas Web) en las hojas de cálculo para después modificarlos y trabajar con ellos.
Con los últimos ejercicios de este tercer apartado se pretende que el usuario aprenda a validar datos y obtener subtotales, a dividir texto en columnas y a localizar y sustituir datos fácil y rápidamente usando la función Buscar y reemplazar.
La función Subtotales no está disponible para tablas de Excel. Para agregar subtotales en una tabla, hay que convertirla primero en un rango de datos normal y, después, agregar el subtotal. Al hacerlo, se eliminará la funcionalidad de la tabla pero se mantendrá su formato.
En los ejercicios de este apartado el alumno tendrá ocasión de practicar principalmente con algunas de las herramientas más importantes de la ficha Datos y con algunas otras de la ficha Inicio, aunque en ocasiones también deberá acceder al cuadro de opciones de Excel y utilizar funciones del nuevo menú Archivo.
Lección 14. Tipos de datos
Los datos que pueden introducirse en una celda de Excel pueden ser fórmulas o de tipo valor fijo. Los valores fijos se dividen a su vez en tipo texto, numéricos o de fecha. Por la configuración preestablecida por el programa, cuando se introduce una cadena de texto en una celda, éste se alinea automáticamente por la izquierda. Por el contrario, un valor numérico lo hace por la derecha. Cualquier dato precedido de un apóstrofe es considerado como un texto, ya sea un valor numérico o una fórmula matemática. El formato de fecha establece el número uno al 1 de enero del año 1900. Gracias a esta convención, el programa puede operar con fechas y calcular días transcurridos o pendientes.
1 Para conocer los tipos de datos que puede introducirse en Excel, utilizaremos el archivo Precios.xlsx que creamos y guardamos en una lección anterior. Si todavía tiene abierto el libro Festival.xlsx, ciérrelo pulsando el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones. (1)
2 Pulse la combinación de teclas Ctrl.+A para acceder al cuadro Abrir, localice y seleccione el libro Precios.xlsx (si no tiene guardado este libro en su carpeta Documentos, podrá descargarlo desde nuestra página Web) y pulse el botón Abrir. (2)
3 Este libro ya contiene en la celda A1 un dato de tipo textual, REFERENCIA. Vamos a insertar otro para comprobar que las cadenas de texto se alinean por defecto a la izquierda de las celdas. Haga clic en la celda B1, escriba en mayúsculas la palabra PRODUCTO y pulse la tecla Retorno. (3)
4 Escribiremos ahora un valor numérico para comprobar cómo se alinea por defecto. Haga clic en la celda A4, escriba la combinación 110001 y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada. (4)
5 La cadena numérica se alinea por la derecha. Sitúese una celda hacia arriba pulsando la tecla de desplazamiento hacia arriba de su teclado.
6 Para editar la celda A4, pulse delante del número en la Barra de fórmulas, introduzca un apóstrofe desde su teclado usando la tecla situada a continuación del cero, y pulse Retorno. (5)
Por defecto, al pulsar la tecla Retorno la selección se mueve hacia abajo. Puede cambiar esta particularidad en la categoría Avanzadas del cuadro Opciones de Excel.
7 El dato es considerado como texto y no pueden establecerse cálculos numéricos. En la esquina superior izquierda de la celda, aparece un triángulo verde. Seleccione la celda A4 y pulse sobre la etiqueta con un símbolo de exclamación encargada de la comprobación de errores en los datos introducidos en las celdas.
8 Como ve, esta etiqueta nos indica que el número se ha almacenado como texto y nos permite convertirlo automáticamente en número, obtener ayuda sobre este error u omitirlo, modificar el contenido de la celda en la Barra de fórmulas y acceder al cuadro de opciones de la función de comprobación de errores. Pulse en la opción Convertir en número. (6)