INTRODUCCIÓN
Las bases de datos en nuestra sociedad están a la orden del día: contabilidad, nóminas, ventas, almacén y movimientos, visitas a la web... ¿Nos sirven de algo si no los analizamos? La respuesta es simple y es evidente: si no lo hacemos, de poco servirán. Y, puestos ya a manipular grandes cantidades de datos, ¿no nos hemos encontrado muchas veces que se ha colgado el ordenador sin haber grabado previamente y hemos tenido que volver a empezar trabajando con Excel?
Una de las muchas preguntas sobre este tema que seguramente todos, en un momento u otro, contestaríamos afirmativamente.
Estos pequeños apuntes que encontrará a continuación no pretenden ser una disertación ni un gran análisis sobre bases de datos, sino aportar a los usuarios que tienen que bregar cada día con ellas una serie de herramientas para facilitar su trabajo: primero, el más manual, como puede ser la obtención, copia, selección y filtros desde y hacia otras bases y, segundo, con un ahorro de tiempo que el primer punto facilita, realizar el análisis, que es lo más importante.
El lenguaje SQL tiene una gran potencia. Y desgraciadamente, pudiéndose emplear con Excel para aprovecharlo, se utiliza más bien poco. Incluso muchos usuarios desconocen la herramienta de Microsoft Query que lleva incorporada desde hace bastantes versiones, concretamente desde la del 97.
La información que se detalla a continuación va destinada a todos los que utilizan Excel, sean del sector que sean, ya que les será de utilidad. Muchos ejemplos están basados en contabilidad (porque es mi sector), pero en cuanto a las bases de datos da lo mismo el sector que sea uno. Siempre se encontrará una aplicación que facilitará el trabajo que realizar.
La idea de escribirla y la ilusión en hacerlo es que sirvan a muchos que, como yo, si lo hubiésemos sabido antes, nos habría facilitado el trabajo.
Para acabar esta pequeña introducción, todos los ejemplos se pueden descargar de la web de la editorial Marcombo para poder probar los ejemplos a medida que los vaya leyendo y evitar el engorro de copiarlos. La página web donde se pueden descargar es www.marcombo.info, en el apartado de los contenidos adicionales, a los que se accede mediante el código que se encuentra enmarcado en las primeras páginas de este libro.
Todas las macros expuestas en este libro las encontrará en los distintos libros de Excel descargables. Muchas de ellas con más anotaciones y opciones de las que se encuentran aquí. Estas amplían sin duda los puntos expuestos. También hay un libro de Excel con una macro que permite buscar una determinada macro, indicando en qué libro y módulo está.
Animamos al lector a que se adentre en el campo de las bases de datos sin ningún miedo, porque podrá analizarlas y encontrar siempre una nueva idea, explicación o causa con una herramienta muy sencilla pero también muy potente, la hoja de cálculo Excel. Si con este libro se logra este objetivo, habrá valido el esfuerzo de recopilación que ha hecho posible estas páginas.
CAPÍTULO 1.
Bases de datos: qué son y su estructura
Una base de datos es un conjunto de información perteneciente a un mismo contexto, ordenada de modo sistemático para su posterior análisis. Obviamente, de este análisis se debe obtener una información relevante y útil.
Actualmente existen muchas formas de bases de datos: basta ver a nuestro alrededor, tanto en el mundo de la empresa, como la contabilidad, los ficheros de personal y nóminas, los movimientos de almacén, las ventas y los distintos clientes con los productos demandados..., hasta los de la vida ordinaria, como los datos almacenados en la web, en la nube, los que manejamos con el teléfono, hoteles a los que accedemos a través de un clic, etc. Se podrían llenar hojas y hojas con listas interminables.
Las bases de datos son el producto de la necesidad humana de almacenar la información para preservarla del tiempo y el deterioro y poder acudir a ella posteriormente. Y, con la ayuda de los ordenadores, apareció un medio indispensable en la actualidad para guardar enormes cantidades de datos en espacios físicos limitados.
El manejo de las bases de datos se lleva a cabo mediante sistemas de gestión, llamados DBMS (Database Management Systems) o sistemas de gestión de bases de datos, digitales y automatizados, que permiten el almacenamiento ordenado y la rápida recuperación de la información.
En la conformación de una base de datos se pueden seguir diferentes modelos y paradigmas, cada uno dotado de características, ventajas y dificultades, haciendo énfasis en su estructura organizativa, su jerarquía, su capacidad de transmisión o de interrelación, etc.
1.1 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
Existen diferentes clasificaciones de las bases de datos, atendiendo a distintas características y necesidades:
Según su variabilidad: Conforme a los procesos de recuperación y preservación de los datos, podemos hablar de:
• Bases de datos estáticas. Son las típicas de las áreas de análisis histórico, siendo bases de datos de solo lectura, de las que se puede extraer información, pero no modificarla. En el mundo de la empresa podría ser el diario de contabilidad de un ejercicio cerrado al que se acudirá para realizar consultas.
• Bases de datos dinámicas. Además de las operaciones básicas de consulta que se han visto en el punto anterior, estas bases de datos manejan procesos de actualización, reorganización, añadidura y borrado de información. Continuando en el mundo de la empresa, sería el diario del ejercicio actual al que se van añadiendo los asientos que se van produciendo por la actividad de la misma. Los movimientos de almacén o los clics de los visitantes de nuestra web.
Según su contenido: De acuerdo con la naturaleza de la información contenida, pueden ser:
• Bibliográficas. Contienen material diverso de lectura, como libros, revistas y similares, ordenado a partir de información clave como son los datos del autor, del editor, del año de aparición, del área temática o del título del libro, entre otras características.
• De texto completo. Textos históricos o documentales, cuya preservación debe ser primordial, considerándose fuentes primarias.
• Directorios. Listados enormes de datos personalizados o de direcciones de correo electrónico, números telefónicos, etc.
• Especializadas. Bases de datos de información muy especializada o técnica, pensadas a partir de las necesidades puntuales de un público determinado que consume dicha información. En el mundo de la empresa se encontrarían las bases de datos contables, diario, plan de cuentas, diario de ventas y compras, personal y nóminas, movimientos de almacén y sus correspondientes artículos, historiales de personal, médicos, pacientes, etc.
Por tanto, se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales se recolectan y explotan por los sistemas de información de una empresa, negocio en particular, entidad, etc.
1.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS BASES DE DATOS
Entre las características más importantes de las bases de datos, podemos enumerar las siguientes:
• Independencia lógica y física de los datos
• Redundancia mínima
• Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios
• Integridad de los datos
• Consultas complejas optimizadas
• Seguridad de acceso y auditoría
• Respaldo y recuperación
• Acceso a través