персонально только перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.
2.3 Рассадка делегаций за столом переговоров
Рассадка за столом, за которым ведутся переговоры, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц. Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам.
Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики и далее члены делегаций по рангам
Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют по очереди по алфавиту или на первом заседании председательствует хозяин, а далее по алфавиту.
Наконец, еще один вариант рассадки – когда вокруг стола сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены делегаций.
2.4 Документирование результатов переговоров
По существующим правилам, после окончания переговоров назначенный участник переговоров или сам руководитель фирмы (если сам вел переговоры) составляют подробную запись беседы. В ней фиксируются следующие данные:
– название инофирмы;
– страна; место, дата, время и начало переговоров; участники переговоров (фамилии и должности) как с российской, так и с зарубежной стороны; основные обсуждавшиеся вопросы; мнения сторон по обсуждавшимся вопросам;
– достигнутая договоренность или позиция сторон по разногласиям;
– запись о вручении каких-либо документов и копии этих документов.
Запись беседы имеет большое значение, поскольку в практической работе часто приходится прибегать к предыдущим записям бесед, как к источнику информации по тому или иному вопросу.
Рекомендуется запись беседы оформить сразу или на следующий день. Кроме того, вопросы, обсуждавшиеся на переговорах с зарубежными партнерами, могут представлять интерес и для других ведомств и организаций.
2.5 Решение деловых вопросов официальными лицами по телефону
Для решения деловых вопросов в ряде случаев не обязательно проводить официальные переговоры, договоренность может быть достигнута и по телефону.
Разговор по телефону с официальными лицами ведомств, организаций иностранных фирм приравнивается к личной беседе. Если при разговоре по телефону обсуждались деловые вопросы по существу, то об этом необходимо составить запись беседы.
Если в результате разговора достигнута договоренность, то непременно следует тотчас послать собеседнику письмо, в котором подтвердить достигнутую по телефону договоренность или отразить высказанное мнение сторон по обсуждавшемуся вопросу.