сохранении прежнего уровня дохода. Если мы убедим бухгалтера, что в результате ведения УРВ сможем найти все его непроизводительные потери времени (а это позволит ему делать всю необходимую работу гораздо быстрее), то тем самым предложим ему хороший стимул. Например, вы говорите бухгалтеру, что в результате наведения порядка в делах средняя продолжительность его рабочего дня, по вашим оценкам, сократится с десяти часов до девяти, а то и больше.
Для тех сотрудников, кто изо дня в день вертится как белка в колесе и хотел бы разгрузить свой день, это очень хороший стимул. Даже без увеличения зарплаты.
В табл. 4.4 приведен пример УРВ в Excel, проведенный сотрудницей, о которой я рассказал выше. Это хроника одного из ее обычных рабочих дней.
Таблица 4.4. Форма учета рабочего времени
Как вы видите, форма УРВ достаточно простая – сотрудник заполняет только три левых столбца, а серые ячейки рассчитываются автоматически по заранее прописанным формулам.
Нужно показать время прихода на работу и потом нарастающим итогом заполнять непрерывно, без белых пятен, весь рабочий день. При этом указывать только время окончания каждой работы, которое совпадает с временем начала следующей.
Очень важно заполнять УРВ именно в течение рабочего дня, так как огромное количество небольших, но важных дел вспомнить к вечеру невозможно. Некоторые пытаются заниматься заполнением формы утром следующего дня, размышляя примерно так: «Я только что пришел, надо раскачаться, а давай-ка я заполню вчерашний УРВ». В результате вымучивает несколько строчек, указывая очень приблизительное время, и на этом все заканчивается. Ценность такого документа нулевая, даже отрицательная, так как время на учет потрачено, а толку никакого.
Чем точнее и подробнее будет учет рабочего времени, тем больше резервов повышения эффективности мы сможем найти.
Посмотрите на табл. 4.4. Пока пропустим небольшие строчки продолжительностью 6, 15, 9 минут и т. п. и остановимся на самой крупной задаче под номером 6: «разбирала методичку, 17 шт.» Начало – 9:32, окончание – 11:20, итого продолжительность – 1 час 48 минут. Методичка – это раздаточные материалы к семинару, текст примерно на 60 страницах. «Разобрать методичку» – это запустить на печать 17 экземпляров и разложить потом все листы по копиям. Принтер печатает 17 первых страниц, 17 вторых, 17 третьих и т. д. Затем нужно подойти к столу попросторнее и разложить одну большую стопу бумаги на 17 стопок. Сколько времени на это нужно? Моделируем ситуацию. Одну страницу можно разложить за секунду, таким образом, 60 страниц – за 60 секунд (или за минуту). 17 методичек – 17 минут. Мы понимаем, что сотрудники у нас не роботы, поэтому округляем эту цифру до получаса. Пусть полчаса, но никак не 1 час 48 минут!
Почему же сотрудница написала именно так? А потому что нужно как-то отчитаться за время, потраченное на бесконечные разговоры по телефону и с коллегами. Понятно, что сотрудники никогда не указывают занятия вроде «вышла покурить», «позвонила мужу» и т. д.,