в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;
составление графика отпусков и контроль за их исполнением;
подготовку кадровых приказов;
ведение документации по найму новых работников;
аттестацию и оценку сотрудников;
соблюдение правила защиты личных данных работников;
ведение воинского учёта.
В зависимости от масштабов организации каждый из пунктов может быть представлен целым отделом с несколькими работниками в каждом, а может весь список быть исполняться единственным работником. Часто в маленьких фирмах, кадровым учётом занимается главный бухгалтер, так как обладает необходимыми знаниями по ведению первичной документации. От количества работников и сложности бизнес-процессов зависит объём обрабатываемых документов, так как существует два их вида: обязательные документы в организации и необязательные.
Само ведение документа – это работа с ним на протяжении всего его «жизненного цикла»: от создания (получения) документа, до его списания в архив (уничтожение по завершению срока хранения). С одними документами срок работы достаточно короткий, например приказ разрабатывается, согласовывается, утверждается, доводится до сведения, списывается в архив. А у других фаза активного взаимодействия с кадровиком достаточно интенсивна и продолжительна. К таким документам относятся, в том числе, всевозможные журналы и книги учёта, контроля и тому подобные:
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности;
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 75 лет;
Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним;
Книга по учёту бланков специального воинского учёта;
Книга учёта передачи бланков специального воинского учёта, военных билетов и личных карточек;
Журнал регистрации работников, выбывающих в командировку;
Журнал регистрации уведомлений;
Журнал регистрации заявлений;
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 5 лет;
Журнал регистрации записок, представлений;
Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек;
Книга учёта движения трудовых книжек;
Журнал регистрации актов;
Журнал регистрации справок;
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
Журнал проверок состояния воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе;
Журнал регистрации направлений на медосмотр.
Количество журналов учёта и регистраций чего-либо может быть неограниченное количество. Не всегда на первый взгляд бюрократия в организации отвечает принципу целесообразности. Но если рассмотреть ситуацию пристальнее, становятся понятны мотивы руководства введение в документооборот какого-то журнала. Обычно это сигнализирует о некачественной формализации и отработке бизнес-процессов