права защищены. Произведение предназначено исключительно для частного использования. Никакая часть электронного экземпляра данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для публичного или коллективного использования без письменного разрешения владельца авторских прав. За нарушение авторских прав законодательством предусмотрена выплата компенсации правообладателя в размере до 5 млн. рублей (ст. 49 ЗОАП), а также уголовная ответственность в виде лишения свободы на срок до 6 лет (ст. 146 УК РФ).
Много лет я обучаю тех, кому приходится регулярно писать электронные письма. Мои ученики – умные, амбициозные, образованные люди, которые отлично справляются со своими служебными обязанностями. Им мешает лишь неумение хорошо писать.
Освоив основные приемы составления электронных писем, они продолжают успешно делать карьеру и часто получают поощрения за блестящее владение словом.
Им посвящается эта книга.
Введение
Не следует думать, что e-mail – обычное письмо, написанное на компьютере. Это не так. Электронные письма позволяют людям стремительно обмениваться информацией. Обычно e-mail вызывает мгновенную реакцию, например ответное сообщение.
Над бумажным письмом можно поразмыслить не спеша. Оно не требует от адресата немедленных действий. Получив такое письмо, не нужно бросаться к столу, чтобы тотчас ответить отправителю. На него можно не ответить вовсе. E-mail – это трансакция, бумажное письмо – рефлексия.
Электронное письмо отображается в четко очерченном окне. Окно находится на экране монитора, который ограничен рамкой корпуса. Эти границы и рамки заставляют сосредоточиться на тексте, поэтому чтение e-mail вызывает у нас совершенно иные чувства, нежели чтение письма на бумаге. Кромка листа бумаги или книжной страницы не бросается в глаза, не мешает поднять взгляд, отвлечься, задуматься.
Рамки и кромки приковывают наше внимание к экрану, не давая отвести взгляд от текста. Границы заставляют глаза скользить по строчкам, а не блуждать по сторонам. Текст не отпускает нас, и эта цепкость влияет на восприятие – читая электронное письмо, мы рассчитываем получить важную информацию сразу, не сходя с места. И если письмо не оправдывает ожиданий, мы огорчаемся или злимся.
Щелчок мышью, и строка в списке превращается в письмо. Еще щелчок, окно закрывается, и письмо исчезает. Электронное письмо эфемерно, и поэтому оно не позволяет тратить время попусту. Либо оно сразу сообщает нечто важное, либо просто не имеет смысла.
Поскольку электронное и бумажное письма доносят информацию по-разному, писать их тоже нужно по-разному. Меняется все: компоновка текста, построение фраз и даже лексика. В деловом электронном письме неуместны длинные тяжеловесные абзацы – лучше разбить текст на фрагменты поменьше. Выражения и обороты, привычные в бумажной корреспонденции, в e-mail выглядят странно. К примеру, вместо слов «yours very truly» лучше написать просто «regards». Умение эффективно донести информацию в деловой переписке гораздо важнее красивого слога и соблюдения социальных условностей.
Помогите получателю побыстрее увидеть главное. Расположите текст так, чтобы человек сразу нашел то, что его интересует. Простая структура помогает ориентироваться в тексте, не тратя времени попусту.
При беглом просмотре адресат останавливается на отдельных фрагментах текста. Одни фразы он прочитывает внимательно, другие пропускает. В таком режиме чтения человек ищет конкретную информацию, игнорируя остальной текст. К примеру, получив от турагента e-mail с описанием маршрута, вы пробегаете его глазами, ища цену авиабилетов. Умение сделать письмо удобным для просмотра – весьма востребованный навык.
Когда человек просматривает письмо, его глаза перемещаются по тексту. Там, где есть важная информация, они напрягаются, где ее нет – отдыхают.
Плотный текст мешает глазам двигаться. Они не могут перескакивать с одного на другое, им попросту некуда перескакивать. Читателю приходится изучать фразу за фразой, не пропуская ни слова. Это требует много времени и сил.
Различия ускоряют дело. Если фрагменты текста перемежаются участками белого фона, читатель летит на всех парах. Чередование текста и пустого пространства помогает управлять концентрацией внимания. Глаза легко выхватывают из текста значимые детали, а не бредут по нему, уныло преодолевая строку за строкой.
Белый фон не лишен содержания. Он полон смысла. Он говорит читателю, что тема меняется, далее последует другая мысль, будет приведен пример, сделано сравнение или выдвинуто