Выигрывает та компания, чье предложение будет соответствовать условиям и окажется самым выгодным.
Гарантийное письмо – это письменное подтверждение своих обещаний и обязательств.
Если компании нужны какие-то уступки от продавца – например, отгрузить товар до оплаты, – то продавец, чтобы получить какие-то гарантии, просит компанию-покупателя написать гарантийное письмо, в котором она обязуется оплатить товар до определенного числа.
Этот документ должен быть подписан генеральным директором и может служить доказательством в судебных разбирательствах.
Протокол разногласий – бывают случаи, когда потенциального покупателя не устраивают один или несколько пунктов в договоре. В этом случае он сам или при помощи своих юристов письменно или устно озвучивает продавцу те моменты, которые его не устроили, и предлагает внести в договор изменения (убрать, добавить, изменить).
Продавец тоже обращается к юристам в своей компании, чтобы согласовать эти изменения. Юристы чаще всего не готовы разговаривать с клиентами, поэтому в большинстве случаев информацию от них передает именно продавец.
И чтобы исключить неверное толкование и получить в письменном виде все замечания, покупатель составляет так называемый «протокол разногласий», где указывает, на каких условиях он будет согласен заключить договор.
Рекламация – это документ, в котором клиент пишет претензию на низкое качество продукта либо на несоответствие заявленным требованиям.
БУХГАЛТЕРСКИЕ ТЕРМИНЫ
Счет на оплату – документ с банковскими реквизитами и суммой для оплаты, который продавец отправляет своему клиенту, чтобы тот смог отправить, а он – получить оплату.
Таким образом компании оплачивают покупки: продавец выставляет счет, а покупатель оплачивает его – либо сам, либо через бухгалтерию.
Счет-оферта – документ, который совмещает в себе условия договора и счет на оплату. Если клиент его оплачивает, то считается, что он автоматически согласен с условиями договора. Отдельный договор в этом случае подписывать не нужно.
Счет-фактура – документ, который продавец выдает покупателю, чтобы подтвердить факт оплаты. Он создан для налоговых органов и подсчета НДС. Продавцу и покупателю он нужен, чтобы отчитаться перед налоговой.
Товарная накладная – документ, который служит подтверждением передачи товара от продавца к покупателю. Он относится только к В2В-сегменту.
Акт выполненных работ – документ, который подписывает компания, выполнившая работу, и клиент, принявший ее, для того чтобы юридически подтвердить выполнение этих работ.
Акт сверки взаиморасчетов – документ, который помогает и продавцу, и покупателю понять, есть ли за определенный период задолженность или переплата за товары/услуги.
ЭДО – электронный документооборот.