Возникновение проблем часто связано с отсутствием необходимых инструкций.
Форматы инструкций : текст, скриншоты, скринкасты, видео.
Сказать голосом
– Работает, только если вы хотите, чтобы вас забыли через пять минут. Не рекомендуется.
Написать текст
– Классика жанра. Открываем Word и строчим, пока пальцы не начнут дымиться.
Нарисовать картинку или сделать скриншот
– Для тех, кто верит, что одна картинка заменяет тысячу слов.
Записать скринкаст
– Видео с экрана компьютера. Идеально, если вам нужно показать, а не рассказать.
Записать видео с камеры
– Как будто снимаете ТикТок, только серьёзный. Или хотя бы пытаетесь.
Записать аудиофайл
– Подходит для дополнения к инструкции или отправки на транскрибацию. Главное – говорить внятно, а не как "сейф упал на диктофон".
Инструменты :
Текст: Word – всё просто, старый добрый редактор.
Скриншоты: Joxi – наглядно и быстро.
Скринкасты: FastStone Capture – снимайте экран, как профи.
Видео: Снимаем на телефон – камера, мотор, дубль один!
Аудио: Диктофон – просто нажмите "запись".
Совет: Используйте формат, который проще всего воспримет ваша аудитория. Порой лучший скринкаст – это просто понятный текст.
3. Принципы эффективных инструкций
"Говорим один раз"
Всё, что нужно, должно быть оформлено чётко и понятно:
В задачах.
В обучающих материалах и инструкциях.
В правилах.
Один раз объяснили, дальше сотрудник обязан читать, а не спрашивать снова.
"Что не написано – того не существует"
Никаких требований к тому, что не закреплено документально.
Никаких наказаний за то, чего нет в инструкции.
Никаких ссылок на устные указания, приказы или комментарии.
Задачи и распоряжения – только в письменной форме.
"Ошибки допустимы только один раз. Их нужно фиксировать в инструкции для предотвращения повторения. "
Если ошибка произошла, её нужно описать в инструкции, чтобы избежать повторения.
Проколов хватило один раз, второго быть не должно.
Итог: Письменная инструкция – это инструмент, обеспечивающий структурированность и стабильность процессов. Всё зафиксировано, всем понятно, и никто не делает одни и те же глупости дважды.
Требования к оформлению: единый шрифт, отступы, структура.
Единообразное оформление документов создаёт ощущение порядка, облегчает восприятие информации и исключает ненужную самодеятельность.
Основные параметры:
Отступы:
Слева: 2.5 см (для удобного сшивания).
Справа: 2.0 см.
Сверху: 2.0 см.
Снизу: 2.5 см.
Шрифт:
Используйте Tahoma.
Основной текст: 11 размер.
Заголовки: 14 размер.
Такой подход ускоряет привыкание к документам