Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов
организации в плане работы с персоналом и внутреннего распорядка. В Трудовом кодексе РФ закреплено право юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на оформление локальных нормативных актов и обязанность знакомить с ними сотрудников под роспись:
Работодатель имеет право:
принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями)
Работодатель обязан:
знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью5
В каждой организации обязательно оформляются документы, регламентирующие внутренний распорядок, режим работы, состав и численность трудового коллектива, порядок оплаты труда и обработки персональных данных. Если эти важные аспекты не закреплены документально, организация рано или поздно столкнётся с правовыми последствиями. К основным локально-нормативным актам кадрового отдела относятся:
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). При приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под подпись. Действуют до замены новыми.
Положение о защите персональных данных работников. При приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под подпись. Действует до замены новым.
Штатное расписание (ф. Т-3). Составляется ежегодно.
График отпусков.
Эти документы оформляются в первую очередь. Даже если на начальном этапе в организацию планируется набрать всего несколько человек, информацию об их количестве и размере окладов необходимо закрепить в штатном расписании, а также составить график отпусков. Отсутствие этих документов, выявленное проверкой, приведёт к административным последствиям в виде штрафа.
Документы для работы с сотрудниками
Когда задача по составлению внутренних нормативных актов успешно решена, можно браться за разработку второстепенных, но также обязательных в работе кадровой службы документов. К ним относятся нормативные акты, регулирующие различные аспекты кадрового взаимодействия с сотрудниками (обучение, командировки, дополнительные отпуска, порядок поощрений и взысканий) и распорядительные документы.
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранится в отделе кадров и ведётся постоянно.
Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.
Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании
Положение о системе обучения.