важно: Письменные договорённости снимают вопросы «Я думал, мы договаривались иначе».
4. Отчётность для всех уровней
Подчинённые: Должны докладывать, что сделано и какие препятствия есть.
Начальник: должен сообщать подчинённым, как их работа вписывается в общую картину.
Совет: внедрите принцип: «Понял задачу – подтверди».
5. Исключение лишних посредников
Чем короче цепочка передачи информации, тем меньше шансов, что она потеряется или исказится.
Пример: если что-то важно, говорите напрямую, а не через три отдела.
6. Ответственность за информирование
Сделайте это частью работы: сотрудник обязан сообщить о проблеме, начальник – о планах.
За несвоевременное информирование вводите ответственность.
7. Визуализация данных
Давайте ключевую информацию в виде графиков, диаграмм или таблиц, чтобы все сразу понимали текущий статус дел.
Формула исправления ситуации:
Начальник → Доносит планы, цели и изменения → Подчинённые
Подчинённые → Отчитываются о выполнении задач → Начальник
Если все знают, что происходит, время на лишние движения сокращается, а эффективность растёт.
Неполное предоставление данных
Чтобы устранить излишние движения, вызванные неполным предоставлением данных, нужно организовать процесс так, чтобы задачи и запросы передавались максимально чётко и информативно. Вот конкретные шаги:
1. Внедрите стандарт предоставления информации
Создайте чек-лист или шаблон для передачи данных. Например:
Что нужно сделать?
Зачем это нужно?
Как это должно быть выполнено?
В какие сроки?
Контактное лицо для уточнений.
Пример: вместо «Сделайте презентацию» пишите: «Сделайте презентацию для инвесторов, 10 слайдов, акцент на прогнозах, дедлайн – 12.01, вопросы ко мне».
2. Обеспечьте предварительную проверку приказов
Тот, кто выдаёт задачу, должен удостовериться, что она:
Чётко сформулирована.
Содержит все исходные данные (файлы, ссылки, контакты).
Понятна исполнителю.
3. Введите правило: «Уточнения до старта»
Прежде чем начать выполнение задачи, исполнитель должен задать вопросы, если что-то неясно. Это позволяет избежать переделок и потери времени.
4. Обеспечьте обратную связь
Исполнитель обязан подтвердить получение задачи и понимание её сути. Например: «Принял задачу, уточню, если что-то потребуется».
5. Обучайте сотрудников правильной передаче данных
Проводите тренинги или разбор кейсов.
Показывайте примеры хороших и плохих формулировок.
6. Внедрите правила приоритетности
Если задача требует быстрого решения, пусть в запросе сразу будет указано:
Приоритет выполнения.
Что