правомочность подписи связана с комплексом прав, обязанностей и полномочий, которыми подписывающее лицо обладает на момент подписания соответствующего документа.
Следует отметить, что отдельные виды документов могут иметь юридическую силу без собственноручной подписи в порядке, установленном законом или иными нормативно-правовыми актами (например, проездные билеты и пр.). К таким документам (без подписи), имеющим юридическую силу, относится запись в регистрационно-учетных документах, которая часто служит основанием для создания производных от нее документов (например, справок). Юридическая сила последних вытекает из иерархии форм представления и юридической силы взаимосвязанных документов, а также из юридической связи с создавшим их субъектом, его правовым статусом и его правоотношениями с другими субъектами. Как правило, юридическая сила таких записей обуславливается первичными документами, имеющими юридическую силу и послужившими основанием для составления записи в регистрационно-учетном документе.
Исходя из изложенного выше, можно сформулировать основные требования к подписи как реквизиту, являющемуся основной составляющей, обеспечивающей юридическую силу документу. Подпись в юридическом документе должна:
идентифицировать подписавшее лицо;
соответствовать полномочиям лица;
соответствовать волеизъявлению подписывающего лица и совершаться без принуждения какой-либо третьей стороны;
быть уникально связана с личностью подписывающего лица;
иметь письменно-знаковый образ (характер);
совершаться подписывающим лицом собственноручной росписью (записью индивидуального знака или знакосочетания), чем и обеспечивается уникальная связь с личностью подписывающего лица.
Подписание документа собственноручной росписью есть результат универсальной юридической процедуры, завершающей процесс создания документа. Окончательной процедурой завершения создания документа, как правило, является его регистрация и фиксация в нем последнего реквизита – его регистрационного номера. Следует отметить, как пишет М. Казаков, что регистрация является «священной коровой» российского делопроизводства. Историческая неразвитость системы управления в сочетании с большими расстояниями и традиционно низкой ответственностью исполнителей породила скрупулезный подход к регистрации документов на всех уровнях управления.
4.4. Электронная цифровая подпись
Исходя из сложившихся традиций, электронный документ может и должен иметь правовой режим, уравнивающий его с традиционными документами. Такой режим можно установить:
за счет признания ее всеми участниками взаимоотношений в определенной (как показывает практика) замкнутой или корпоративной системе, имеющей четко определенные функции и сферу применения;
за счет нормативного установления