Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации
работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей).
Копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива – для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей.
Договор о материальной ответственности – для материально ответственных лиц.
При ведении личного дела в него включаются документы, которые характеризуют деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:
1) характеристики и аттестационные листы;
2) списки научных трудов и изобретений;
3) заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
4) копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
5) иные документы.
Трудовые договоры с работниками включаются в состав личных дел, если это решит кадровая служба или специалист по кадрам.
Когда личное дело сформировано, документы включаются в него в хронологической последовательности.
В личное дело не могут быть включены:
1) копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
2) справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы.
В личные дела не подшиваются обходные листы, справки о состоянии здоровья, с места жительства и другое. Они формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.
Внутренняя опись составляется на документы личного дела, которое уже оформлено. Во внутренней описи указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.
Если в личное дело включаются новые документы, это должно быть отражено во внутренней описи. В графе «Примечание» также должны быть отражены следующие факты: изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями.
Личный листок по учету кадров должен быть заполнен поступающим на работу собственноручно. Личный листок составляется в одном экземпляре. В нем не должно быть исправлений и помарок. Сведения вносятся в личный листок по учету кадров на основании следующих документов:
1) паспорт;
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документы об образовании;
5) иные личные документы.
Заполняя личный листок по учету кадров, необходимо соблюдать следующие требования:
1) все ответы на вопросы личного листка по учету кадров должны быть исчерпывающими. Они не должны быть односложными («да», «нет»);
2) в графах не должно быть прочерков (если ответ отрицательный