билетов, если это предполагает формат события;
• отслеживать тайминг и присутствие на площадке ключевых участников в нужное время;
• раздавать промопродукцию;
• следить за чистотой и порядком на площадке;
• рассаживать гостей, если аншлаг и нет билетов с указанием мест;
• выполнять задачи типа «отнеси/повесь/проследи/встреть»;
• улыбаться гостям. Это важный момент, который часто упускают из виду. Люди, особенно пришедшие на мероприятие впервые, чувствуют себя неуютно, могут не знать, куда идти, где регистрироваться и что делать дальше. Если вы организуете крупный проект, то при всем желании не сможете уделить внимание, подарить свою улыбку и обеспечить личную встречу всем участникам. Поэтому важно привлечь заинтересованных волонтеров, а не студенток, работающих promo-girls за 1000 рублей в день, стоящих с каменными лицами и не имеющих ни малейшего желания разобраться, что здесь происходит.
Накануне мероприятия рекомендуем собрать волонтеров на площадке, чтобы ввести их в курс дела и проработать все возможные варианты развития событий «в поле». Вам обязательно нужно сообщить им, хотя бы в общих чертах, идею и концепцию события. Эти люди искренне готовы вам помогать, но и вы им помогите – дайте вводные о том, в чем они будут принимать непосредственное участие.
У вас должна быть составлена четкая внутренняя структура, понятная и доведенная до сведения всех – руководства проекта, волонтеров и технического персонала. Структура должна отражать следующее: кто, кому и по каким вопросам подчиняется и отчитывается. Чтобы не получилось потом, что нервный организатор отправил всех волонтеров разгружать стулья, поэтому оформлять зал было просто некому. Вы должны прописать, что волонтеры Маша и Катя выполняют задания организатора Светы, если таковые появляются, в то время как у Маши есть и своя основная задача – звонить спикерам за час до выступления и подтверждать, что они не опоздают, а Катя должна следить, чтобы не заканчивались стаканчики у кулера с водой. Чтобы все это не стало в час «Х» хаосом и четко уложилось в головах, такие «должностные инструкции» и сама структура должны быть разосланы заранее и розданы в распечатанном виде всем участникам. Чтобы в день мероприятия все знали, кому сообщить, если вдруг закончились стаканчики, и не дергали организаторов по этому поводу.
Также все в команде должны знать имя и телефон самого стрессоустойчивого организатора, которому нужно звонить в случае проблем и форс-мажоров.
У каждого волонтера должны быть распечатки с общим таймингом мероприятия и с их личным таймингом (если он предполагается). Чтобы, допустим, Полина была в курсе, что за 45 минут до перерыва ее задача – начать убирать флаеры и визитки со столов в фойе. Затем там можно будет организовать кофе-брейк.
Если вы хотите, чтобы гостям было просто идентифицировать волонтеров и обратиться к ним за помощью, то стоит подумать об общем знаке – кепке, футболке, костюме. Униформа позволяет отличить волонтеров от гостей мероприятия. В зависимости от формата это могут