на счете 55 «Специальные счета в банках»:
Д-т 55 К-т 51 – зачислены денежные средства на корпоративную карту;
Д-т 71 К-т 55 – денежные средства сняты держателем карты; Д-т 10 К-т 71 – оприходовано топливо либо:
Д-т 10 К-т 55 – оприходовано топливо, оплаченное корпоративной картой (в том случае, если на АЗС имеются соответствующие считывающие устройства). Для использования топливных карт с магнитной полосой или топливных смарт-карт транспортная организация заключает с топливной компанией (либо с процессинговым центром) договор на поставку топлива, по которому компания передает транспортной организации указанные карты.
Транспортная компания осуществляет предоплату предусмотренной договором суммы (Д-т 60 К-т 51). При заправке автомобилей топливная карта держателя идентифицируется на учетном терминале АЗС, после чего водитель получает чек. Ежемесячно топливная компания предоставляет транспортной организации отчет (реестр) операций по картам, акт сдачи-приемки, счет-фактуру. На основании чеков приходуется топливо (Д-т 10 К-т 60), по получении счета-фактуры предъявляется НДС к вычету (Д-т 19 К-т 60).
Списание топлива в транспортной организации должно осуществляться на основании надлежаще оформленных путевых листов (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78):
• путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);
• путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.);
• путевой лист легкового такси (форма № 4);
• путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-С, форма № 4-П);
• путевой лист автобуса (форма № 6; форма № 6 спец.).
Путевой лист, согласно указанному выше Постановлению, должен выдаваться на один день или на одну смену. На более длительный срок путевой лист может быть выдан, если водитель выполняет задание в течение более одной смены (междугородние перевозки).
Для контроля за движением путевых листов транспортная организация должна вести журнал учета движения путевых листов (форма № 8).
Для учета пробега автомобиля (величина пробега подлежит отражению в путевом листе) транспортные организации должны вести журналы учета показания спидометров и составлять акты снятия показаний спидометров.
Кроме того, для контроля за расходованием топлива ежемесячно должны составляться акты замера остатков топлива в топливных баках автомобилей. Эти документы не являются унифицированными, их форма должна быть установлена учетной политикой организации. Необходимость составления указанных (неунифицированных) документов предусмотрена Инструкцией по учету поступления и расходования горюче-смазочных материалов и единых талонов на отпуск нефтепродуктов на отпуск на предприятиях, в организациях, колхозах и совхозах (утв. Госкомнефтепродуктом ССС 03.02.1984 г. № 01/218-72), действующей в части, не противоречащей законодательным и нормативным актам РФ.
Учет автомобильных шин. Обслуживание и эксплуатация автомобильных шин должны осуществляться в соответствии с Правилами эксплуатации автомобильных шин АЭ 001-04, утв. Распоряжением