в индекс. Если индекс составной, то имя индекса задается только для первого поля. Для задания имен полей можно использовать выпадающий список всех полей таблицы. По умолчанию значения ключевых полей упорядочиваются по возрастанию. Однако этот порядок можно изменить, воспользовавшись столбом Порядок сортировки.
5. Установить свойства индексов: Первичный – значение Да, если индекс является первичным ключом; Уникальный – значение Да, если не допускается повторение значений индекса; Пропуск пустых полей – значение Да, если записи с пустыми индексированными полями следует исключить из индекса.
6. Изменения сохранить.
☞ Предостережение. Важно знать, что использование индексов значительно ускоряет доступ к данным, хранящимся в таблице. Однако для индексированных таблиц замедляется процесс обновления данных, т.к. требуется дополнительное время на актуализацию индексов.
Если индекс становиться ненужным или он сильно увеличивает время обновления данных, то его можно удалить с помощью команды Индексы. Удаление затрагивает только сам индекс, а не поля, которые были в него включены.
Документирование базы данных
В Access имеется возможность создать документ (отчет), в котором будет отображена схема данных. Создание и печать такого отчета выполняется следующим образом.
1. Открыть базу данных.
2. Перейти на вкладку Работа с базами данных.
3. В группе Показать или скрыть щелкнуть команду Схема данных. Открыть схему данных.
4. Перейти на вкладку Конструктор.
5. В группе Сервис щелкнуть команду Отчет по схеме данных. В режиме предварительного просмотра откроется построенный отчет.
6. С помощью команд вкладки Предварительный просмотр настроить отчет для печати.
7. Щелкнуть команду Печать.
Для формирования отчета, содержащего характеристики таблиц базы данных, предназначена команда Архивариус. Чтобы воспользоваться этой командой, нужно осуществить следующие шаги.
1. Открыть базу данных.
2. Перейти на вкладку Работа с базами данных.
3. В группе Анализ щелкнуть команду Архивариус. Откроется диалоговое окно Архивариус.
4. В этом окне выбрать вкладку Таблицы.
5. Выбрать один или несколько объектов, которые имеются на вкладке Таблицы. Чтобы выбрать все объекты, надо нажать кнопку Выделить все.
6. Нажать кнопку Параметры. Откроется окно Печать описания таблицы, в котором следует задать характеристики, которые должны отображаться в отчете. Это могут быть свойства таблиц, межтабличные связи, описание полей, описание индексов.
7. Щелкнуть кнопку Ok. Сформированный отчет откроется в режиме Предварительный просмотр.
8. С помощью команд вкладки Предварительный просмотр настроить отчет для печати.
9. Щелкнуть команду Печать.
☞ Примечание. С помощью команды Архивариус можно документировать не только таблицы, но и все другие