проанализировав ситуацию, вы утвердились в своем намерении подготовить и отправить деловое письмо, то, не откладывая дело в долгий ящик, приступайте к работе.
С этой целью:
а) запланируйте время, необходимое (и е то же время достаточное. – Прим, авт.) для продуктивной работы над деловым письмом;
б) определите, где именно вы будете заниматься этой работой – в офисе, дома или где-либо еще;
в) подготовьте все, что вам необходимо для делового письма, – бумагу или соответствующие бланки, компьютер, принтер, дискету для сохранения файла с текстом, ручку, карандаш (для того чтобы делать пометки и исправления в черновике), возможно, стирательную резинку, “штрих”, конверт и марки к нему, визитную карточку или иной материал, который вы намерены приложить к посланию (приложения готовятся отдельно. – Прим, авт.);
г) подберите также весь необходимый вам для работы над текстом информационно-справочный материал: переписку по существу поднимаемого в деловом письме вопроса, отчеты, служебные записки, справки, сводки, акты, доклады, договоры и т. п.;
д) на всякий случай запаситесь и литературой, в частности, словарями – орфографическим, синонимов, иностранных слов и т. п. или энциклопедическим, а также любой другой специализированной литературой (в том числе и периодикой), например юридической.
Далее переходите к подготовке плана делового письма. Как правило, эта процедура осуществляется в следующей последовательности:
а) уточняется цель (функциональное назначение) делового письма (например, вы намерены запросить у делового партнера определенную информацию, имеющую отношение к проекту договора о сотрудничестве);
б) определяется тип делового письма (в данном случае это письмо-запрос);
в) определяется общая структура делового письма (1-й абзац – обрисовать ситуацию вокруг проекта договора, 2-й абзац – изложить суть запроса, 3-й абзац – обосновать необходимость получения запрашиваемой информации, 4-й абзац – поблагодарить за сотрудничество, а также попросить ответить возможно скорее и т. п.);
г) определяются основные речевые средства для достижения указанной цели (стандартные формулировки для образования “каркаса” содержания, текстовые подводки для обеспечения связи между абзацами);
д) определяются наиболее важные факты и события, ссылку на которые необходимо сделать в письме (например, в качестве обоснования мотивов своих действий);
е) определяются форма обращения, заключительная формула вежливости, форма подписи, уточняется необходимость в подготовке приложений к деловому письму.
После того как план делового письма составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить. На основе окончательной версии плана можно приступать к подготовке черновика основного содержания (текста) делового письма.
Работа над черновиком предполагает:
а) формулирование ключевых мыслей, отражающих суть делового письма (в виде отдельных предложений);
б) взаимоувязку