именно я?», «Нужно ли нам это делать вообще?», «Что нам нужно на самом деле и нельзя ли достигнуть того же самого другим, более простым способом?»
Методы выявления и отсева лишнего
Лучший способ извлечь пользу из нижеследующего материала – выписать дела, которые вам пришлось выполнить, скажем, в течение вчерашнего дня или прошедшей недели, и проанализировать этот список с помощью описываемых инструментов. Это даст изменение взгляда на многие привычные процессы и поможет изыскать новые резервы эффективности. Такую стратегическую чистку полезно осуществлять регулярно (например, раз в квартал), а также при существенных изменениях в характере деятельности (переходе на новую должность и т. п.).
Наиболее простой способ уменьшить число неважных дел – поставить на место те из них, которые кажутся важными, но на самом деле таковыми не являются. Это легко сделать с помощью известной в западном тайм-менеджменте матрицы Эйзенхауэра. Все дела в ней классифицируются по степени важности и срочности.
A. Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, коли уж такие дела у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих: «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные».
Б. Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела – связаны с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа Б, на которые удобнее всего смотреть как на инвестиции, которые нужно делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.
Пожалуй, главная тайм-менеджерская проблема большинства людей состоит в неспособности делать такого рода инвестиции, в неспособности понять, что для прыжка через пропасть вперед нужно сделать шаг назад, т. е. ничто не дается даром, и чтобы получить, нужно сначала вложить.
В. Неважные и срочные. Именно эти дела прикидываются важными, маскируясь под дела типа А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела типа В создают в организациях атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи.
Еще классик научной организации труда Ф.У. Тейлор замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Прямо противоположная картина у нас, к сожалению, часто считается признаком активной и эффективной деятельности.
Г. Неважные и несрочные, или мусорная корзина. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.
Полезный способ отделения важного от неважного дает различение качественного скачка и количественных улучшений. Питер Друкер, говоря о расстановке приоритетов, предлагает ставить высокие цели, позволяющие существенно изменить ситуацию; искать свои собственные, оригинальные пути, позволяющие