говорите четче, а не громче.
Будьте предельно внимательны к тому, о чем говорит ваш собеседник, поскольку в телефонной беседе легко позволить себе отвлечься, но это очень невежливо.
Быстрее, дешевле и проще для человека позвонить вам по прямому номеру. В некоторых компаниях, однако, принято соединять через коммутатор или через секретаря. В таком случае попросите соединять вас со звонящим незамедлительно или перезвоните ему сразу же сами. Если он недоступен, то оставьте для него вразумительное сообщение.
Чрезвычайно невежливо просить своего секретаря дозвониться до человека, а затем заставить его ждать, пока вы освободитесь, или заставлять собеседника ждать на другом конце провода, пока вы роетесь в бумагах, пытаясь отыскать то, что хотели ему сообщить. Готовьте заранее. Если у вас несколько вопросов для обсуждения, заблаговременно кратко запишите их. Неплохо также сразу упомянуть, сколько тем вы хотите обсудить, так как многие имеют привычку класть трубку, как только согласован первый вопрос.
Если проблема, которую вы хотите обсудить, должна занять много времени, вежливо осведомитесь, есть ли у человека, которому вы звоните, несколько минут для более пространного разговора. Возможно, у него именно сейчас неотложное дело и он сможет перезвонить вам несколько позже.
Если вы набрали неправильный номер, извинитесь – очень невежливо просто бросить трубку, не сказав ни слова, но вызовут раздражение и ваши пространные объяснения. Если вы набрали номер и подсоединились к кому-то, перезвоните заново. Если вас прервали во время телефонного разговора, немедленно наберите номер снова, если звонок исходил от вас. Если же звонил ваш собеседник, подождите немного, и, если не перезвонит он, сделайте это сами.
То же относится и к внутрикорпоративным звонкам. Даже если вы звоните подчиненному, заставлять его ждать можно в случае крайней необходимости, и, несомненно, мелочно делать так из принципа, хотя случается и такое.
На телефонный звонок отвечайте тоже подобающим образом. Назовите себя или свой отдел. «Да» звучит довольно отрывисто, предпочтительно «Я слушаю». Проверьте, чтобы кто-либо всегда отвечал по вашему телефону в ваше отсутствие, и убедитесь, что это делают вежливо. Не упускайте случая перезвонить человеку, который оставил сообщение в ваше отсутствие. Чрезвычайно невежливо игнорировать звонки.
Не позволяйте звонить оставленному без присмотра телефону. Поднимите трубку и скажите: «Кабинет мистера Джонса», а затем предложите передать нужное сообщение.
Около телефона всегда должен лежать блокнот и карандаш, чтобы вы могли быстро записать нужное, не заставляя ждать человека на другом конце провода. Если вам нужно время, чтобы ответить на вопрос, предложите перезвонить, чтобы по возможности суметь выяснить то, что интересует собеседника.
Существующая практика, когда секретарь спрашивает: «Кто звонит?» – на самом деле противоречит этике, поскольку предполагается, что для одних людей вы на месте, а для