случается, что нужный нам человек отсутствует на месте. Если вы позвонили как раз в такой момент, следует поинтересоваться, когда будет удобнее перезвонить. Также можно попросить контактное лицо передать нужному вам человеку сообщение, в котором необходимо указать название вашей компании, свои данные, номер телефона, суть вопроса, подходящее для звонка время. Однако в этом случае звонить в этот же день еще раз следует только при большой необходимости.
Перезванивая тому человеку, который просил об этом и оставил для вас сообщение со своим телефонным номером, можно только назвать свое имя и напомнить о звонке. Дальнейшие объяснения предоставляются собеседнику.
Бывает, что контактное лицо просит вас подождать некоторое время, однако, если по истечении двух минут вам никто так и не ответил, следует положить трубку и перезвонить по этому номеру позже.
Если вы вдруг ошиблись номером, не нужно говорить лишних слов. Необходимо лишь принести свои извинения и попрощаться.
Человеку, который позвонил явно не по адресу, следует сразу сказать об этом. Однако ни в коем случае нельзя вешать после этого трубку. Нужно порекомендовать сотрудника, который занимается вопросами, интересующими позвонившего, и дать его номер телефона.
Если звонок к вам поступает через секретаря или коммутатор, можно ограничиться словами приветствия и произнесением собственного имени. Если же вам позвонили напрямую, необходимо назвать свою компанию, отдел и полное имя. При этом позвонившему человеку будет гораздо проще ориентироваться, а также не будет потрачено время на дополнительные вопросы. Кроме того, правильное приветствие производит хорошее впечатление о вас как об ответственном и авторитетном сотруднике. Приведем пример правильного приветствия при прямом звонке: «Добрый день! «БетаБизнес». Дмитрий Савельев».
Обычно, когда секретари принимают звонок, они не называют своих имен, а обозначают «телефонный адрес» («секретариат директора», «приемная Петрова»).
Если вам звонят в неподходящий момент, лучше вообще не брать трубку, чем произвести негативное впечатление на собеседника. Если вы, к примеру, очень заняты и, взяв трубку, скажите что-то типа: «Подождите минутку», у собеседника может возникнуть ощущение, что его звонок не нужен вам и компании в целом, что его проблемы и вопросы для вас малозначимы. Также не стоит брать трубку в том случае, если в момент звонка вы вместе со своими коллегами над чем-то смеялись, – у собеседника может сложиться впечатление, что он является объектом насмешки. Не следует разговаривать по телефону, если вы находитесь в неудобной позе, обедаете, что-либо пьете. Иными словами, лучше избегать разговора по телефону, когда ваша интонация выдает вашу неготовность к разговору и может быть воспринята собеседником неоднозначно. Когда мы сталкиваемся с автоответчиком, также не стоит пренебрегать некоторыми правилами. Прежде чем начать надиктовывать сообщение, нужно дождаться звукового сигнала и лишь спустя секунду наговорить