Genau. Damit es nicht so kompliziert wird, wenn jemand neu eingewiesen werden muss. Das klingt dann etwa so:
Ablage: Wie sieht die Ordnerstruktur aus? Wann erfolgt die Ablage? Was ist zu berücksichtigen?
Catering: Wer liefert bei Firmenveranstaltungen Essen oder Getränke? Adresse? Telefonnummer? Ansprechpartner? Gibt es Menüvorschläge?
Drucker und & Co.: Wer ist der Servicetechniker? Telefonnummer? Wie sieht der Inspektionsturnus aus?
Formulare: Welche Dokumentvorlagen gibt es? Wo? Wie sehen die aus?
Kunden: Welche Vorlieben haben einzelne Kunden? Wann haben sie Geburtstag? Private Infos? Liste früherer Geschenke?
Partner/Zulieferer: Wer liefert was? Eigenheiten/Vorzüge? Sonderkonditionen? Ansprechpartner?
Reisen: Welche Hotels werden bevorzugt? Reiseplanung? Vorbereitung?
Tagungen: Veranstaltungsort? Tagungstechnik? Getränke? Wie sieht der allgemeine Tagungsablauf aus?
Vorlagen: Welche Textbausteine existieren? Gibt es Musterbriefe oder Vorlagen für verschiedene Vorgänge? Werden Vorlagen verwendet?
Wiedervorlage: Wie und wann erhält der Chef die Unterlagen? Wo befinden sich dazugehörige Projektdetails?
12. Geniales Chaos oder kluge Ordnung?
Ein aufgeräumter Schreibtisch hilft dir und den Kollegen.
»Gut, dann haben wir jetzt ein Arbeitsplatzhandbuch mit konkreten Alltagshilfen. Aber ein Büro ist für mich ein Schreibtisch mit PC und Telefon, Drucker und Kopierer. Außerdem noch ein Stapel Mappen, Hüllen, Ordner, überall Notizzettel, dazwischen Kugelschreiber, Memory-sticks, Taschenrechner …«
Klingt schon wieder nach Chaos, Günter. »Was soll ich machen? Das ist alles notwendig! Und zu viel Ordnung stört nur meine Kreativität.« Moment mal! Solche Zettelwirtschaft provoziert Stolperfallen, denn manche Dokumente verschwinden so auf Nimmerwiedersehen. Und das ist nicht kreativ, sondern verhindert zügiges Arbeiten! Klar: Jeder hält auf seine Weise Ordnung – aber die sollte auch von anderen nachvollziehbar sein. »Fürs Aufräumen hab ich aber keine Zeit!« Wirklich? Räum deinen Schreibtisch vor dem nächsten Urlaub doch mal komplett auf. Augen zu und durch! Außerdem bekommt alles einen festen Platz. So findet auch deine Urlaubsvertretung sämtliche Unterlagen und kann wichtige Aufgaben pünktlich erledigen. In diesem Sinne: Viel Spaß am Strand!
13. Tipps für leere Schreibtische
Kleine Handgriffe haben eine große Wirkung!
»Und wenn der Urlaub vorbei ist und ich zurückkomme, falle ich wieder in meinen alten Trott! Von wegen ›leerer Schreibtisch‹!« Vorsicht Günter, Gewohnheitsfalle! Besser, du schaffst dir gleich deine neue Ordnung – mit ein paar konkreten Tipps für die konsequente Umsetzung geht das:
Der symbolische Haken: Eine Aufgabe ist erledigt. Jetzt werden alle dazugehörigen Unterlagen konsequent weggeräumt. Erst dann geht es ans nächste Projekt.
Pausenfüller: Verzichte auf Extraaufräumtage! Nutze kleinere Unterbrechungen für ein paar schnelle »Ordnungshandgriffe«.
Ordnungstrio: Kurze Pause? Dann erledige genau drei Dinge: Bücher ab ins Regel, Schere in die Schublade und Zeitungsartikel in den Presseordner.
Hopp oder topp: Der vierte Stiftebecher steht seit Wochen ungenutzt auf deinem Schreibtisch? Du brauchst ihn also nicht! Deswegen verschenke ihn oder wirf ihn weg! Es gilt: Fort mit Überflüssigem, Hässlichem oder Unpraktischem!
14. Noch mehr Tipps für leere Schreibtische
Eine Weisheit, so alt wie die Welt: Ordnung spart Zeit.
»Hey, das funktioniert ja!« Günter lässt eine Schere und Büroklammern im Rollcontainer verschwinden und legt einen unbenutzten Block zur Seite. »Ich kann schon fast meine Schreibtischunterlage sehen! Hast du noch mehr von diesen Tipps auf Lager?« Na klar – probier es doch mal damit:
Tu es gleich! Dein Druckbleistift braucht eine neue Mine? Das Fax ruft nach Papier? Für die Pinnwand brauchst du Magnete und Reißnägel? Erledige diese Dinge gleich. Das Ergebnis: kein hektisches Suchen nach einem Stift, kein eiliges Papierauffüllen bei einem umfangreichen Fax und an deiner Pinnwand bleibt alles haften.
Kein Weg umsonst! Du bist auf dem Weg in die Kantine? Dann nimm alle Dokumente mit, die Kollegen von dir benötigen. Du kannst die Sachen auf dem Weg gleich vorbeibringen. Hefte eine Notiz dazu, damit die anderen wissen, worum es geht. Ach ja, und vergiss deine Kaffeetasse von heute morgen nicht …
Der fremde Blick! Schau dir deinen Schreibtisch und dein Arbeitsumfeld an! Was denkt wohl ein Besucher, wenn er dein Büro betritt? Verbesserungspotenzial entdeckt? Na, dann mal los!
15. Prima Klima
Unser Arbeitsumfeld beeinflusst unsere Leistungsfähigkeit.
»Apropos Arbeitsumfeld! Mein Schreibtisch steht in einem typischen Büro: viele Kollegen, zwischen uns Stellwände, künstliche Grünpflanzen, ein paar Deckenleuchten – und das Fenster kann ich nur erahnen.« Tja, umbauen können wir leider nicht, Günter. Aber wie wäre es mit ein paar einfachen Veränderungen?
Optimal ist eine Kombination aus indirekter Allgemeinbeleuchtung plus individueller Arbeitsplatzleuchte. Ganz wichtig auch: Ob Aktenstudium oder Bildschirmarbeit – die Beleuchtung muss zur jeweiligen Aufgabe passen. Die meisten Menschen empfinden außerdem eine Raumtemperatur von 22 °C (im Sommer maximal 26 °C) als angenehm. Die Luftfeuchtigkeit sollte etwa 50 Prozent betragen – das hilft übrigens auch, elektrostatische Aufladung zu vermeiden. Auch das muss man beachten: Rechner, Bildschirme und Drucker sondern Wärme ab. Das beeinflusst beide Werte. Und: Farbe hebt unsere Stimmung. »Klasse, ich mach mein Büro bunt!« Vorsicht: Zu viel des Guten wirkt unübersichtlich und hektisch. Nimm leicht getönte Farben für die Wand und helle Möbel für die Einrichtung. Und für den Farbtupfer ein tolles großes Bild und eine echte Grünpflanze. Sie verbreitet Sauerstoff und Feuchtigkeit.
»Das sind aber schon ganz schön viele Veränderungen!«, staunt Günter. Stimmt. Dabei haben wir einen ganz wichtigen Aspekt noch gar nicht beachtet.
16. Laut oder leise?
Konzentriertes Arbeiten klappt am besten ohne laute Geräuschkulisse.
»Was denn noch?«, will Günter wissen. Na, rate mal! Du sitzt doch nicht alleine im Büro, sondern mit Kollegen – da wird es manchmal ganz schön laut. »Stimmt! Einer telefoniert, der andere liest halblaut Notizen durch, wieder andere verabreden sich für die Mittagspause und überall klappern die Finger über die Tastatur.« Armer Günter, zusammen ergibt all das eine ziemlich fiese Geräuschkulisse! »Aber was soll ich denn tun?«
Fakt ist, Lärm stört die Konzentration. Deshalb: Radio aus bei anspruchsvollen Arbeiten! Such dir einen ruhigen Platz. Manche Unternehmen haben Einzelarbeitsplätze. Dort kann man ungestört arbeiten. Auch PC und Drucker sind keine Leisetreter! Bei einer Neuanschaffung sollte die Chefetage auf lärmarme Geräte achten. Kopierer sind richtig laut – sie gehören deshalb in einen separaten Raum. Hier können auch ein Netzwerkdrucker und das Faxgerät