документами должны быть документально зафиксированы[14]. Все решения, касающиеся организации управления документами (в том числе о включении документов в систему, об установлении сроков их хранения и т. д.) должны основываться на соответствующих нормативных актах (в том числе локальных нормативных актах, регулирующих управление документами применительно к условиям предприятия, см. выше), четко документироваться и сохраняться. Документы, содержащие решения о включении документов в систему, о сохранении документов и т. д., должны быть своевременно и в надлежащим виде представлены на утверждение руководителю предприятия[15].
Полномочия работников предприятия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение (уничтожение) и др., должны быть также закреплены в соответствующих локальных нормативных актах (см. далее).
Для регламентации отдельных процессов (действий) по управлению документами целесообразно разрабатывать и внедрять дополнительные локальные нормативные акты (например, регламенты). В подобных актах должно содержаться подробное описание деловой деятельности (предписываемых к выполнению действий) и сопровождающих документов[16].
Как неоднократно подчеркивалось ранее, полномочия по обеспечению потребностей предприятия в документированной информации (включая управление документами), как правило, возлагаются на специальный орган (участок работы) либо должностное лицо (работника с соответствующей подготовкой). На практике эта роль отводится службе (отделу, группе) делопроизводства (документационного обеспечения управления), рассмотрению организации которой отводится следующий раздел пособия.
Раздел 2 Организация службы документационного обеспечения управления предприятия
Глава 1 Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав
В соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ)[17] документационное обеспечение управления на предприятиях должно осуществляться специально уполномоченным подразделением – службой документационного обеспечения управления (далее – службой ДОУ). Такая служба (отдел, группа и т. п.) функционирует на предприятии с численностью персонала свыше 250 работников в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия[18].
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия. Основные задачи службы (отдела, группы) ДОУ представлены на схеме 1.
Схема 1
Поскольку на предприятиях, наряду с традиционными (бумажными)