и подписавшие эти документы.
Первичные документы заполняются чернилами или ручкой от руки, а также на печатных устройствах. С недавних пор товаросопроводительный документ может иметь электронную форму. При применении в организации компьютерного учета первичным документом служит созданный в бухгалтерской программе документ, распечатанный на бумажном носителе. Распечатка документа на бумажном носителе для покупателя производится поставщиком за свой счет. Помарки и подчистки, любые нечитаемые исправления в первичных документах не допускаются. Исправления в документах производятся зачеркиванием неправильной информации и внесением соответствующей надписи над зачеркнутым текстом (или цифрами). Исправления должны быть оговорены в самом документе и удостоверены подписями соответствующих лиц. Обычно первичные документы составляются как минимум в двух экземплярах (для покупателя и поставщика). В этом случае исправления вносятся одновременно во все экземпляры документа.
Данные первичных документов суммируются в учетных регистрах. Раньше такие сводные ведомости и отчеты заполнялись вручную, это был безальтернативный способ вывести итоги по однотипным операциям. Бухгалтерам того времени приходилось заполнять огромные ведомости, книги, различные карточки и листы. Сейчас с помощью автоматизированного бухгалтерского учета учетные регистры могут быть сформированы за любой период и в любом нужном разрезе. Однако и теперь необходимо сформировать базу данных хозяйственных операций, то есть ввести сведения из первичных документов в бухгалтерскую программу.
Хранить документы по учету и оформлению хозяйственных операций в организациях торговли следует не менее пяти лет[6]. Сроки хранения документов, связанных с налогообложением, могут быть несколько меньше, налоговое законодательство требует хранить их лишь четыре года. Это относится к документам, необходимым для исчисления и уплаты налогов: подтверждающие получение доходов или осуществление расходов, расчеты и уплату налогов[7].
Гораздо более солидные сроки хранения предусмотрены для документов, касающихся трудовых отношений. Реестры сведений о доходах физических лиц, личные дела, кадровые приказы, трудовые договоры, заявления работников о согласии на обработку персональных данных, лицевые счета и счета работников по учету заработной платы необходимо хранить 75 лет[8].
По истечении установленных сроков хранения документы могут быть уничтожены. Однако делать это рекомендуется только после проведения инвентаризации за указанный период – мало ли какие ошибки могли ускользнуть от внимания бухгалтера или материально ответственных лиц. Инвентаризация также должна предшествовать и составлению годового отчета, но, к сожалению, не везде придерживаются этого полезного правила. А ведь только с помощью инвентаризации можно выявить фактическое наличие материальных ценностей