Sie für jegliche Rückmeldung dankbar sein. Signalisieren Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie es schätzen, dass er sich Zeit nimmt, um mit Ihnen über Ihre Arbeitsleistung zu sprechen.
2 Eine Hand wäscht die andere: Ihr Chef ertrinkt in “To Do‘s” und Sie haben noch Kapazitäten? Dann bieten Sie Ihre Unterstützung an. Auch er wird Ihnen in besonders stressigen Phasen im Gegenzug unter die Arme greifen. Teamwork ist alles und vermittelt ein Zusammenarbeiten auf Augenhöhe. Sie fühlen sich als Mitarbeiter ernst genommen und geben Ihrem Vorgesetzten das Gefühl, sich jederzeit auf Sie verlassen zu können.
3 Sagen Sie auch mal “Nein”: Als immerwährender Ja-Sager werden Sie auf Dauer mehr und mehr unzufrieden. Kein Mensch hat grenzenlose Kapazitäten. Ganz im Gegenteil: Genau zu wissen, wann bei Ihnen die Grenze erreicht ist, verschafft Ihnen Glaubwürdigkeit. Es zeigt, dass Ihnen die Qualität Ihrer Arbeit wichtig ist und Sie selbst gut einschätzen können, wann Ihre Kapazitäten ausgeschöpft sind.
4 Ehrlich währt am längsten: Sprechen Sie offen an, wenn Ihnen etwas unklar ist oder Sie eine bestimmte Vorgehensweise nicht nachvollziehen können. Sinnvolle Fragen zu stellen bringt Ihnen Pluspunkte, denn dies vermittelt Ihrem Vorgesetzten, dass Sie sich intensiv mit einem Thema beschäftigen und auch hinterfragen, anstatt alles blind umzusetzen.
5 Stehen Sie zu Ihren Kompetenzen: Angeber kann keiner gut leiden. Doch wenn Sie Ihren Kollegen aufgrund Ihres Fachwissens Unterstützung anbieten, ist jeder gute Rat willkommen. Dies wird auch Ihr Chef zu schätzen wissen.
Zeitmanagement leicht gemacht: 7 Regeln für erfolgreiches Delegieren
// Von Uta Rohrschneider
Delegieren bedeutet weniger Arbeit. Im Nachhinein wünschen sich viele jedoch, Sie hätten selbst Hand angelegt. Wer nicht in Arbeit ersticken möchte, muss allerdings Aufgaben delegieren. Mit diesen sieben Regeln klappt’s reibungslos.
Gute Gründe für die Delegation
Im Idealfall stellt die Übertragung von Aufgaben eine Entlastung für die Führungskraft und eine Kompetenzerweiterung und neue Motivation für die Mitarbeiter dar. Weitere Vorteile für beide Parteien sind für die Führungskraft:
Entlastung bei Routine- und Mitarbeiteraufgaben
Erledigung der Aufgabe durch einen Experten
Schaffung von Freiräumen
Mitarbeiterzufriedenheit
für die Mitarbeitenden:
Entwicklungsmöglichkeiten
Einbringung der eigenen Kompetenz
Erhöhung der Freiräume
Sinnerleben bei der Arbeit
6 Erfolgsfaktoren fürs Delegieren
Führungskräfte müssen sich daher fragen, welche Faktoren für eine erfolgreiche Delegation entscheidend sind. Damit Sie und Ihr Team davon profitieren können, ist es unerlässlich, die Mitarbeiter zu Akteuren zu machen und ihnen Verantwortung zu übertragen:
1 Authority: Geben Sie Handlungs- und Entscheidungsspielräume und autorisieren Sie Ihre Mitarbeiter, interne und externe Kunden zufriedenzustellen.
2 Competence/Confidence: Verhelfen Sie Ihrer Mannschaft zu den notwendigen Fähigkeiten und Kompetenzen und vertrauen Sie, dass sie Aufgaben selbständig und eigenverantwortlich erfüllt.
3 Trust: Schaffen Sie Vertrauen zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern. Höhere Tugenden wie Einsatz- und Verantwortungsbereitschaft sowie Eigeninitiative für das Unternehmen lassen sich nicht erzwingen.
4 Opportunities: Geben Sie Ihrem Team Gelegenheit, selbständig und eigenverantwortlich im Sinne des Unternehmens zu handeln.
5 Responsibility: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Verantwortung, ihrer aufgewerteten Funktion gerecht zu werden.
6 Support: Stehen Sie Ihren Mitarbeitern mit Unterstützung zum Beispiel in der Rolle als Coach zur Seite, aber lassen die Verantwortung bei ihren Leuten.
Nehmen sich Führungskräfte diese Grundsätze zu Herzen, sind die wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Delegieren geschaffen. Wenn Sie konkrete Aufgaben übertragen, können Sie sich darüber hinaus an folgenden sieben Regeln orientieren:
Regel 1: Schätzen Sie die Aufgaben ein.
An erster Stelle steht deren Analyse:
Welche Aufgaben müssen überhaupt ausgeführt werden?
Welche Teilaufgaben sind zu erledigen?
Welches Endergebnis wird angestrebt?
Können Abweichungen in Kauf genommen werden?
Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?
Regel 2: Wählen Sie die richtigen Personen aus.
Welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter aus dem Team kann die Aufgabe am besten erledigen:
Wer ist für die Ausführung geeignet?
Wer verfügt schon über passende Kompetenzen
Für wen ist die Aufgabe motivierend?
Wer kann mit der Aufgabe gefördert werden?
Wer hat welche zeitlichen Ressourcen?
Die Verteilung sollte nach Arbeitsauslastung und Befähigung erfolgen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Aufgaben, an denen sie sich messen und ihre Fähigkeiten zeigen können. Achten Sie darauf, Ihre Leute, die hochmotiviert sind und gerne Herausforderungen annehmen, nicht mit Aufgaben “zuzuschütten”. Genauso wenig sollten Routinetätigkeiten, die bei allen mehr oder weniger unbeliebt sind, immer bei derselben Person landen.
Regel 3: Formulieren Sie einen klaren Arbeitsauftrag.
Voraussetzung für erfolgreiche Delegation ist ein präziser Arbeitsauftrag. Notwendige Informationen und Erwartungen sollten klar und deutlich kommuniziert und am besten schriftlich festgehalten werden. Folgende Fragen sind dabei zu klären:
Was? Definition von Zielen, Ergebnissen und Erwartungen
Warum? Herausstellen der Notwendigkeit und Bedeutung der Aufgabe
Wie? Genaue Beschreibung der Erwartungen, Klärung von Regeln und Rahmenbedingungen
Wann? Erstellung eines Plans, Vereinbarung von Fristen
Womit? Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Befugnissen
Regel 4: Bedenken Sie Kompetenzen und Befugnisse.
Erfolgreich delegieren können Sie nur dann, wenn Sie nicht nur die Arbeit, sondern auch die notwendigen Kompetenzen zur Verfügung stellen. Achten Sie darauf, dass die Mitarbeitenden die nötigen Informationen und Entscheidungskompetenzen sowie Arbeits- und Finanzmittel erhalten.
Regel 5: Prüfen Sie Zwischenergebnisse.
Delegieren ist immer eine Vertrauenssache. Kontrolle sollte erfolgen. Allerdings so wenig wie möglich und so viel wie für den Erfolg nötig. Legen Sie als Führungskraft am besten gemeinsam mit dem Mitarbeiter fest, wann mit der Arbeit begonnen werden soll, wann sie abgeschlossen und wann welche Zwischenergebnisse fertig sein sollen. Das ist besonders wichtig bei langwierigen und schwierigen Aufträgen. Fragen Sie bei wichtigen Aufgaben zwischendurch nach, holen Sie sich und geben Sie Feedback.