быстро решают, стоит ли подробнее разбираться с тем или иным письмом или с ним следует тут же что-то сделать. Они немедленно отвечают на то, что не требует особого внимания: по почте или посылая написанные от руки служебные записки с рекомендациями, одобрением, критикой.
С другой стороны, для изучения важных документов нужно время. Прочтите их быстро, чтобы добраться до основных аргументов, рассмотрите «разработанные планы» на предмет поднятых в них проблем. Возможно, многие вопросы исчезнут сами собой. Другие потребуют более серьезных раздумий.
Не существует такого правила, согласно которому вы должны ответить на все, что вам присылают. Редактор и обозреватель Fortune Стюарт Алсоп до такой степени устал от огромного количества электронной корреспонденции, что сначала перестал отвечать на каждое письмо, а потом и читать их. Он рассуждает:
Тот факт, что кто-то отправил мне сообщение, автоматически обязывает меня ответить на него. Если бы так было на самом деле, логичным было бы предположить, что мне следует позволить посторонним управлять моей жизнью. Это мне совсем не по душе. Так что я начал удалять сообщения, не читая их.
Такой способ экономит ваше время для более срочных дел. Так что вы можете очистить свой рабочий стол – дома или в офисе – от кучи бумаг, освободив его для спокойной и более важной работы. Существенная ее часть будет отведена тому, что вы пишете.
Далее в книге мы расскажем о навыках и методах, которые помогут вам писать лучше, но главная мысль, которую мы пытаемся донести, заключается в том, что конечная экономия времени и есть эффективная коммуникация.
Глава 2
Основные принципы успешного письма
Когда Бог захотел, чтобы люди прекратили строить Вавилонскую башню, он не поразил их громом и молнией. Он сказал: «…сойдем же и смешаем там язык их, так чтобы один не понимал речи другого». Не существовало более надежного способа помешать людям, чем лишить их возможности общаться.
В то время как Бог смешал языки намеренно, люди делают это неосознанно – результаты получаются такие же. Предложения, которые вы найдете в этой главе, помогут вам избежать подобных ошибок.
Прежде всего, не мямлите
Как только вы поняли, что хотите сказать, решайтесь и говорите. На невнятно бормочущих обращают куда меньше внимания, чем на тех, кто высказывается ясно и четко. Помните правило Элвина Уайта[3]: «Когда вы что-то говорите, убедитесь, что вы действительно это сказали».
Вместо этого…
Желательно, чтобы вы излагали свои соображения без обиняков, прямо и откровенно. Если вы избегаете прямо переходить к делу или топчетесь вокруг да около, в большинстве случаев это провоцирует читателя отключиться и витать в облаках.
…говорите это
Не мямлите.
Ниже мы дадим еще несколько полезных подсказок.
1. Составляйте четкую структуру