Aprovisionamiento, control de costes y gestión del alojamiento rural. HOTU0109
cada dos o tres meses.
7 Limpiar y purgar periódicamente los radiadores.
8 Mantener limpios los filtros del aire acondicionado.
9 Tener especial cuidado con las humedades en suelos y paredes.
10 Para la restitución de elementos dañados o deteriorados, utilizar materiales de análoga procedencia.
11 Usar pinturas estancas al agua y con flexibilidad para elementos de madera exterior como puertas y ventanas.
12 Utilizar ceras para proteger los muebles.
13 Utilizar fundas para colchones y almohadas para evitar su deterioro y proteger de manchas.
14 Utilizar fundas para sofás.
15 Voltear los colchones para un desgaste homogéneo, al menos, cada tres meses o cada mes si fuera necesario según el uso.
16 Airear las almohadas al sol una vez al mes.
4.3. Reposición de los elementos correspondientes en cada caso
Debe distinguirse entre el mantenimiento y el servicio de mantenimiento o gestión de instalaciones, que comprende, además del mantenimiento propiamente dicho, una cierta planificación de la renovación de instalaciones a medio y largo plazo que permita acometer las inversiones necesarias con la adecuada anticipación y con una gradual implantación.
Los gestores de alojamientos rurales no deben esperar a que llegue el momento de sustituir un elemento para hacer las acciones relativas a la disposición de los recursos para dicha renovación.
Se requiere de una adecuada planificación del gasto y de los recursos monetarios para que, una vez empezada la reparación o reposición del elemento, no tenga que ser paralizada por falta de recursos y se haga en el menor tiempo y con la mayor calidad posible.
Los colchones se renovarán cada ocho años, aunque pueden existir supuestos de renovación por otras circunstancias:
1 Que esté excesivamente usado o deteriorado por un defecto o mala calidad.
2 Que esté excesivamente sucio y las manchas impidan su uso.
Por norma general, las sábanas, fundas de almohadas y fundas de edredón deben ser reemplazadas aproximadamente a los cien lavados. Sin embargo, muchos de estos elementos pueden ser reciclados como trapos de limpieza para el departamento de pisos.
Deberán reponerse las siliconas u otros elementos sellantes de juntas tanto de baños (fijaciones de sanitarios) como de cocinas (fregaderos, zonas de lavavajillas, sumideros, etc.) para prevenir deterioros por fugas de agua.
Se sustituirán los equipos o electrodomésticos cuando no exista reparación posible o esta sea demasiado costosa y sea mejor sustituir el elemento por uno nuevo. También se sustituirán por antigüedad o por renovación del estilo del hotel y no sean compatibles con la decoración o funcionalidad del espacio.
El mobiliario se sustituirá cuando el desgaste o deterioro sea evidente e impida prestar un servicio de calidad, es decir, cuando presenten arañazos profundos, golpes, desconchones o roturas que no puedan ser reparadas o disimuladas parcial o totalmente mediante ningún sistema de conservación. Los utensilios de cocina se sustituirán en los mismos supuestos que el mobiliario y, en caso de tener capa antiadherente, cuando esta se deteriore.
En la mayoría de los establecimientos de alojamiento rural, al ser de pequeño tamaño o poca capacidad, se renuevan los elementos de una misma clase en su totalidad. Sin embargo, en hoteles más grandes, de mayor capacidad o con menos disponibilidad financiera, suelen ir renovándose las instalaciones por plantas.
En la contabilidad de la empresa, debe haberse estimado la amortización del mobiliario y de los equipos que sean susceptibles de ella. En este caso, si un equipo o mobiliario debe reponerse por rotura, deterioro u obsolescencia, hay que disponer de fondos para su reposición. En caso contrario, la empresa de alojamiento rural deberá disponer de un remanente o disponible para gastos extraordinarios o imprevistos.
Importante
Siempre procederán a renovarse los elementos de uso de los clientes prioritariamente y, en segundo lugar, los equipos destinados al uso del personal. Y, siempre que un cliente comunique una avería o desperfecto, se procederá a su arreglo o compostura en el menor tiempo posible.
5. Gastos relacionados con las materias primas y las preparaciones culinarias
Llevar a cabo una preparación culinaria no solo conlleva las gastos relacionados con la materia prima usada, sino que también, de forma implícita, deberán incluirse los gastos generados por las mermas producidas, los costes de elaboración, etc., por lo que es importante considerar y definir previamente los denominados costes directos e indirectos:
1 Costes directos: se imputan directamente al proceso de producción, es decir, están vinculados a la actividad del proceso de transformación de los productos: materias primas, sueldos y salarios del personal de cocina, etcétera.
2 Costes indirectos: son costes que necesitan algún método de reparto para poder ser imputados, ya que afectan a varios departamentos o procesos, es decir, son comunes para distintas áreas de actividad: alquileres, suministros, amortizaciones, sueldos y salarios del personal de Administración, etcétera.
El coste de materias primas es un ejemplo de coste directo asociado a producción de elaboraciones culinarias. Puede definirse como la valoración económica de los consumos de alimentos y bebidas utilizados para la preparación de un plato.
El coste de materias primas total de un periodo concreto se denomina consumo de materias primas (m. p.) y se obtiene por la diferencia entre el inventario inicial más las compras realizadas y el inventario final del periodo a analizar, valoradas económicamente.
Consumo m. p. = inventario inicial + compras - inventario final
Ejemplo
El inventario inicial del restaurante de un alojamiento rural indica que había 50 kg de patatas, pero, para la actividad del restaurante, se han comprado en varios momentos un total de 300 kg de patatas y, a fecha de hoy, según el inventario final, hay 80 kg de patatas en cocina.
El consumo de patatas del periodo será de 270 kg (50 + 300 - 80), pero, para que este consumo pueda imputarse como gasto, hay que valorarlo económicamente, para lo cual, se ha establecido el precio medio de 0,45 € el kilogramo de patatas. Así, el consumo de la materia prima patatas del periodo será de 0,45 × 270 = 121,50 €.
En cuanto al control de consumos, se decía en un apartado anterior que los productos podían ser perecederos y no perecederos. Deberá tenerse especial cuidado con los productos perecederos y, en especial:
1 Se vigilarán las fechas de caducidad o fechas de consumo preferente de los artículos, sobre todo, de los frescos. Se realizarán inspecciones periódicas para detectar elementos caducados o próximos a caducar para su devolución al proveedor o su consumo prioritario.
2 Se realizarán las elaboraciones culinarias, a ser posible, bajo pedido para evitar gastos por invendidos.
3 Se utilizará el producto desechado para una elaboración en concreto, pero que pueda servir para otra receta diferente.
El control de la fecha de caducidad es un elemento de gran importancia.