a cabo.
3.8. El libro mayor
A diferencia del libro diario, el libro mayor no es obligatorio para las empresas, pero sí de uso generalizado. De hecho, es casi imposible encontrar alguna compañía que no lo introduzca dentro de su sistema de información contable.
En el libro mayor se recogen, para cada cuenta, los registros de valores que se han introducido en la contabilidad a través de los asientos en el libro diario.
La utilidad del libro mayor es poder conocer el comportamiento y los movimientos que ha tenido una cuenta determinada durante un periodo de tiempo sin necesidad de ir viendo en el libro diario operación por operación y seleccionando aquellas en la que la cuenta que se quiere analizar ha intervenido.
Recuerde
Sin ser un libro obligatorio, es práctica habitual que el libro mayor forme parte de los informes contables de las empresas.
Por ello, cada página de un libro mayor irá destinada a registrar los movimientos de una cuenta concreta, recogiéndose básicamente la misma información que se registra en los asientos contables (número de asiento, fecha, concepto, importes cargados e importes abonados) y añadiéndose el saldo acumulado hasta la fecha.
Ejemplo
Véase el aspecto que podría presentar un libro mayor en relación a la página que recoge los movimientos de la cuenta de bancos:
| LIBRO MAYOR - CUENTA BANCOS | |||||
| Fecha | Número asiento | Descripción | Debe (€) | Haber (€) | Saldo acumulado |
| Saldo apertura | 12.500,00 | ||||
| 12-01-X1 | 52 | Cobro factura 1 | 2.500,00 | 15.000,00 | |
| 03-02-X1 | 64 | Pago remesa febrero | 3.800,00 | 11.200,00 | |
| 05-04-X1 | 98 | Pago indemnizaciones | 5.800,00 | 5.400,00 | |
| 24-04-X1 | 102 | Comisiones bancarias | 30,00 | 5.370,00 | |
| 01-05-X1 | 111 | Cobro factura 2 | 1.200,00 | 6.570,00 | |
| Saldo cuenta a fecha actual | 6.570,00 | ||||
Aplicación práctica
Represente la hoja del libro mayor correspondiente a la cuenta de bancos, sabiendo la siguiente información:
1 Abierta la cuenta, se solicita un préstamo de 10.000 €.
2 Las comisiones de apertura, gestión y notaría del préstamo ascienden a 400 €.
3 Se paga una remesa por valor de 3.000 €.
4 Se paga un plazo del préstamo por importe de 650 €.
5 Se cobra una factura por valor de 1.500 €.
6 Por la gestión del cobro de la factura, el banco cobra 50 €.
¿Cuál sería finalmente el saldo?
SOLUCIÓN
La cuenta bancos recoge los movimientos de fondos que se producen en ella. Se trata de una cuenta de activo, pues representa un bien, por lo que sus incrementos se cargarán (al debe) y sus disminuciones se abonarán (al haber).
Aplicando esta lógica, la hoja del libro mayor que recogería esta cuenta presentaría el siguiente aspecto:
| LIBRO MAYOR - CUENTA BANCOS | |||
| Descripción | Debe (€) | Haber (€) | Saldo acumulado |
| Préstamo recibido | 10.000,00 | 10.000,00 | |
| Gastos formalización préstamo | 400,00 | 9.600,00 | |
| Pago remesas | 3.000,00 | 6.600,00 | |
| Pago plazo préstamo | 650,00 | 5.950,00 | |
| Cobro factura | 1.500,00 | 7.450,00 | |
| Gastos gestión cobro | 50,00 | 7.400,00 | |
| Saldo cuenta a fecha actual | 7.400,00 | ||
El saldo final sería de 7.400 €.
3.9. La legalización de los libros empresariales
La regulación vigente establece que los libros empresariales deben ser legalizados. Pero ¿qué significa exactamente estar legalizados?
Estar legalizado significa que los libros contables han de presentarse a un organismo, el Registro Mercantil, el cual, mediante el sellado y la mención expresa a través de una diligencia en la primera hoja de los libros, y guardando una copia en sus archivos, certifica que las cuentas presentadas son las definitivas de la empresa para el ejercicio que se presente (mediante su sellado evita una manipulación posterior de la información contenida en ellos).
La legalización de los libros viene regulada en el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil (capítulo 1, artículos 329 a 337).
De esta manera, el artículo 27 del Código de Comercio establece:
1 Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.
2 Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En cuanto al libro de actas, se estará a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.
El Real Decreto 1784/1996, de 18 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, en su artículo 329 expresa:
1 Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a disposiciones legales vigentes se legalizarán en el Registro Mercantil de su domicilio.
2 Asimismo, podrán ser legalizados por el Registro Mercantil los libros de detalle del Libro Diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.
Los artículos 330 a 337 del Reglamento del Registro Mercantil comentan la forma, los plazos, los lugares, etc. en relación a la legalización de libros.
Actividades
9. Leer los artículos mencionados del Reglamento del Registro Mercantil para una comprensión más amplia de la legalización de libros.
10. Buscar en Internet ejemplos de libros legalizados, observando los sellos y las diligencias que estampa el Registro Mercantil.
3.10. Conservación de libros
En relación a la necesidad de conservación de los libros contables y el plazo durante el cual estos deben guardarse, debe consultarse la Ley General Tributaria y el Código de Comercio.