auf jeden Fall dazu.
Alternativ: Adressaufkleber, die Sie – ganz multifunktional – für Tagungs- und Präsentationsmappe und alle Briefumschläge benutzen können.
Apropos: Schon lange gibt es ansprechende weiße Umschläge für die Formate A 4 oder A 5 zu kaufen, auch mit Fenster. Braune Packpapierumschläge wirken unschön und billig.
Mit dem Umschlag die Datenbank pflegen
Denken Sie schon bei der Gestaltung Ihres Briefumschlags an Ihre Datenbank. Wenn Sie Briefe und Mailings per Post verschicken oder regelmäßig Stammkundenmarketing per Brief betreiben: Nutzen Sie zur Aktualisierung Ihrer Datenbank den Service der Postvorausverfügung. So erfahren Sie, wenn Ihre Kunden umgezogen sind.
Nehmen wir an: Sie schicken einen Brief an Ihre Kundin Petra Müller. Petra Müller ist umgezogen und hat einen aktiven Nachsendeauftrag. Ohne Vorausverfügung wird Ihr Brief nachgesandt: Schön für Frau Müller. Nicht so schön für Sie: Sie erfahren die neue Adresse von Petra Müller nicht. Wenn dann nach einem halben Jahr der Nachsendeauftrag erloschen ist, kommt Ihr nächster Brief mit dem Vermerk »unbekannt verzogen« an Sie zurück. Was tun?
Vorausverfügungen nutzen
Wenn Sie die neue Adresse von Petra Müller erfahren wollen, können Sie zwischen verschiedenen Vorausverfügungen wählen und eine davon auf Ihre Briefumschläge drucken lassen. Die zwei wichtigsten Varianten:
■ Sie möchten, dass die Post den Brief mit der aktuellen Adresse des Empfängers an Sie zurückschickt, falls der Empfänger verzogen ist. Die Vorausverfügung dafür lautet: »Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück!«
■ Sie möchten, dass die Post den Brief an die aktuelle Adresse des Empfängers nachsendet und Ihnen eine Anschriftenberichtigungskarte schickt (dieser Service kostet allerdings etwas). Die Vorausverfügung dafür lautet: »Bei Umzug Anschriftenberichtigungskarte!«
Die Broschüre mit allen Varianten der Vorausverfügung und auch viele andere nützliche Informationen zu Porto und Formaten finden Sie im Downloadcenter unter www.deutschepost.de.
TEXT FÜR ANRUFBEANTWORTER PROFESSIONALISIEREN
Anrufbeantworter oder Büroservice – was wirkt professioneller, was ist besser? Eine Glaubensfrage, an der sich die Geister scheiden. Die Argumentationslinien verlaufen etwa so:
■ Pro Büroservice: Statt eines »Ich bin im Moment nicht erreichbar, ich rufe Sie aber so bald wie möglich zurück« hören die Kunden die Stimme einer freundlichen Call-Center-Mitarbeiterin, die ihnen mitteilt: »Frau Müller hält gerade ein Training, Sie meldet sich morgen bei Ihnen.«
■ Pro Anrufbeantworter: Häufig wechselnde Telefonstimmen können meinen Kunden auch nicht mehr sagen als das, was der Anrufbeantworter auch sagt: »Ich bin bis Mittwoch im Training. Persönlich erreichen Sie mich wieder ab Donnerstag, den 10. April. Wenn Sie mir jetzt eine Nachricht hinterlassen, melde ich mich gleich am Donnerstag bei Ihnen.«
Im Sinne des Kunden entscheiden
Wer hat Recht? Beide! Denn im Grunde geben beide nur eine tendenziöse Antwort auf die Frage: »Auf welchem Parkplatz fühlt sich der potenzielle Kunde besser aufgehoben: Im Parkhaus Büroservice oder in der Parkbucht Anrufbeantworter?« Ihr Kunde will jedoch nicht parken, sondern das Schaufenster begutachten, die Ware inspizieren, mit Ihnen sprechen. Die entscheidenden Fragen lauten also:
■ Wann erhält der (potenzielle) Kunde einen Rückruf?
■ Wie konzentriert sind Sie, wenn Sie mit dem Kunden telefonieren?
■ Wie schnell können Sie dann weiteres Material per E-Mail oder Brief schicken?
Denn Erreichbarkeit ist nur das Eine. Wenn Sie aber zum Beispiel aus der Seminarpause heraus mal schnell und hektisch einen potenziellen Kunden zurückrufen, können Sie keinen guten Eindruck hinterlassen: Nicht bei Ihrem potenziellen Kunden, und schon gar nicht bei Ihrem aktuellen Auftraggeber, der wenig begeistert davon sein wird, wenn Sie an einem Trainingstag, für den er gutes Geld bezahlt, auch noch nebenher Akquise betreiben.
TIPP
■ Wenn Sie einen Büroservice möchten, dann testen Sie genau, wie er arbeitet – nicht nur einmal, sondern regelmäßig.
■ Wenn Sie sich für den Anrufbeantworter entscheiden: Leben Sie Qualität vor, mit einem sorgfältig ausgewählten Text.
Anrufbeantworter: Unsitten vermeiden
Bei der Textauswahl für den Anrufbeantworter vermeiden Sie aber bitte die beiden häufigsten Unsitten:
■ »Leidern« Sie nicht. Stehen Sie zu Ihrer Entscheidung, nicht immer erreichbar zu sein. Also nicht so:
– »Leider haben Sie nur den Anrufbeantworter von Beatrice Beraterin erreicht.«
– »Leider bin ich im Moment nicht erreichbar. Deshalb müssen Sie leider mit dem Band vorlieb nehmen. Hinterlassen Sie mir eine Nachricht, dann rufe ich Sie sobald wie möglich zurück.«
– »Ihr Büro ist kein stilles Örtchen. Deshalb auch nicht so: »Unser Büro ist im Moment leider nicht besetzt.«
Es geht auch ohne »leidern« und labern
■ Labern Sie nicht und stehlen Sie Ihren Anrufern nicht die Zeit. Also nicht so:
– »Guten Tag, hier ist das Trainingsinstitut Sonnenschein. Wir bieten Ihnen Trainings mit dem gewissen Etwas und freuen uns, dass Sie anrufen. Unser Büro ist im Augenblick gerade nicht besetzt. Sie können uns aber gerne eine Nachricht auf dem Band hinterlassen. Bitte vergessen Sie dabei nicht, Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs zu nennen. Dann rufen wir Sie selbstverständlich so bald wie möglich zurück. Wir wünschen Ihnen noch einen schönen und erfolgreichen Tag.«
Formulieren Sie für Ihren Anrufbeantworter einen Text ohne zu »leidern« und ohne zu »labern«.
Am besten wählen Sie ein Gerät, bei dem Sie mehrere Ansagen aufsprechen können – ganz nach Situation:
Ansagetexte variieren
■ Ansage »Standard«: »… Danke für Ihren Anruf. Wenn Sie mir eine Nachricht auf das Band sprechen, rufe ich Sie innerhalb von 24 Stunden zurück.«
■ Ansage »Trainingsreise«: »… Ich bin einige Tage auf Trainingsreise. Sie erreichen mich wieder ab Montag, den 11. Dezember. Wenn Sie mir jetzt eine Nachricht auf das Band sprechen, rufe ich Sie dann umgehend an.«
■ Ansage »Coachingstunde«: »… Während einer Coachingstunde gilt meine volle Aufmerksamkeit meinen Kunden. Deshalb habe ich dieses Band für Sie angeschaltet. Wenn Sie jetzt eine Nachricht auf das Band sprechen, melde ich mich noch heute bei Ihnen.«
ANRUFBEANTWORTERTEXT VERFASSEN
Schreiben Sie hier die aktuelle Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter auf:
Was können Sie verbessern? Schreiben Sie hier Ihre überarbeitete Version auf:
TEXTE SIND ÜBERALL
Texte? Die finden Sie überall. Dazu noch einige Beispiele:
Anreisebeschreibung
Haben Ihre Kunden wirklich alle ein Navigationssystem? Und haben die Kunden, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, auch eines?
Mit einer sorgfältig erstellten Anreisebeschreibung können Sie Interessenten und Kunden positiv überraschen und sicher zu Ihnen lotsen.
Wenn Ihre Gesprächspartner pünktlich bei Ihnen ankommen, haben alle