Недели арктической науки (Arctic Science Summit Week, ASSW) состоялись совещания организаций AOSB, FARO, Исполкома IASC и EPB, на которых была отмечена необходимость в самое ближайшее время определиться со своим участием в МПГ. В период проведения следующей Недели арктической науки в апреле 2004 г. в Рейкявике обсуждения были продолжены.
В России активная подготовка к проведению МПГ 2007/08 началась в 2002 г.
На заседании Совета по проблемам Крайнего Севера и Арктики при Правительстве Российской Федерации 26 ноября 2002 г. было принято решение, согласно которому МИД России совместно с Росгидрометом было поручено рассмотреть организационные вопросы, связанные с участием Российской Федерации в подготовке и проведении Международного полярного года 2007/08 г.
В первой половине 2003 г. межведомственной группой под руководством А. Н. Чилингарова совместными усилиями Росгидромета (центрального аппарата и ААНИИ) и РАН была разработана Концепция проведения Международного полярного года, получившая высокую оценку ВМО.
В Концепции была дана краткая историческая справка о проведении Первого и Второго полярного года, изложены научные и практические предпосылки проведения очередного МПГ, представлены государственные интересы России, сформулированы цели и задачи Полярного года, а также уделено внимание практической реализации, ресурсному обеспечению, ожидаемой эффективности и социально-экономической значимости предстоящих мероприятий.
Делегация России (с участием представителей Росгидромета и РАН) приняла участие в проводимом директоратом Европейской комиссии по исследованиям Рабочем совещании по обсуждению вопросов возможного сотрудничества в области полярных исследований, состоявшемся 26–28 июня 2003 г. в Брюсселе (Бельгия), которое одобрило российскую концепцию проведения в 2007/08 г. очередного Международного полярного года.
На основании решения Рабочего совещания в Брюсселе в январе 2004 г. Росгидрометом и РАН было проведено Международное совещание по сотрудничеству в подготовке Международного полярного года 2007/08. Главная цель Совещания состояла в определении потенциальных стран – участников МПГ 2007/08 и заинтересованных международных организаций, а также областей общих интересов и возможностей для будущего сотрудничества в проведении МПГ.
В Совещании участвовало около 40 экспертов, включая представителей ведущих в области мониторинга и исследований природной среды полярных районов международных организаций и программ. От России в Совещании приняли участие представители Госдумы, Росгидромета, Российской академии наук, Министерства промышленности, науки и технологий Российской Федерации, а также ведущие ученые и специалисты в области полярных исследований.
В итоговом документе Совещания отмечалось, что только совместные усилия ВМО, МСНС, МОК и АС могут способствовать активному вовлечению их стран-членов в проведение МПГ 2007/08 и содержалось обращение к международным организациям и программам, а также к странам,