Wie?
Warum?
Womit?
Wie lange?
Wie Sie sicher schon häufig selbst erfahren mussten, sind lange, inhaltslose Texte kein Lesevergnügen. Lassen Sie deshalb alle formellen Ausdrücke weg, formulieren Sie also beispielsweise bei einem Redebeitrag nicht „Der Vorstand sprach das Thema Finanzen an“, sondern „Der Vorstand kündigte an, dass…“.
Das Ende Ihrer eMail
Der Fuß einer eMail enthält (zusätzliche) Serviceinformationen, Angaben zum Unternehmen beziehungsweise Absender („Footer“) und die Kontaktdaten des Presseverantwortlichen. Bei den Serviceinformationen sollten Sie eventuelle Eintrittskosten bei Veranstaltungen oder Kosten für Broschüren unbedingt angeben.
Den Veranstaltungsort nennen Sie eindeutig mit Straße, Hausnummer und Ort, bei Terminen sollten Sie den Wochentag ergänzen.
Betreff wie Datei-Pfad
Der beste Tipp zum Schluss: Versuchen Sie, Ihre Betreffzeilen wie Datei- oder Verzeichnisnamen aufzubauen. Gliedern Sie dabei in deduktiver Form, das heißt: Nennen Sie zunächst das Allgemeine und dann das Besondere. Benutzen Sie zur Abtrennung den Schrägstrich „/“ oder die Pfeiltaste „>“.
Das könnte dann zum Beispiel so aussehen: „Weiterbildung Azubis > Seminar ‚Karriereführerschein’ > Bitte um Terminvorschläge“.
eMails perfekt schreiben: 7 Schritte
// Von Prof. Dr. Martin-Niels Däfler
eMails werden allzuoft nachlässig geschrieben und genau so sorglos versendet – schließlich kostet es ja nichts und schnell gehen soll es auch. Dabei haben eMails heute auch im Geschäftsbereich Briefe so gut wie verdrängt. Daher ist es wichtig, auch beim eMail-Schreiben Sorgfalt walten zu lassen.
Schritt 3: Formulieren Sie die Anrede und den Hauptteil
Die Grundregel, an die Sie sich halten sollten, lautet: Eine eMail muss genauso korrekt formuliert werden wie ein (Papier-)Brief. Es gelten also sinngemäß die Ausführungen der Folge 3, Schritt Dennoch gibt es natürlich einige Besonderheiten, die Sie beachten sollten.
Am Anfang
Der „Lead“ ist eine Zusammenfassung zu Beginn der Pressemitteilung. Er beinhaltet die zentrale Aussage oder Information zum Thema und nennt die Quelle („… teilt die XY GmbH mit…“). Der Lead sollte nicht länger als drei Sätze sein.
In der Kürze liegt die Würze
Der Hauptunterschied zwischen Brief und eMail ist – neben der Zustellgeschwindigkeit – die Länge. Mails sind in der Regel kürzer als Briefe. Fassen Sie sich daher so kurz wie möglich. Allerdings darf dabei weder Sinn noch Höflichkeit verloren gehen.
Verzichten Sie auf Abkürzungen (wie „SgDH“ und „MfG“), auch wenn diese geschäftsüblich sein sollten. Das gleiche gilt für kryptische, oft englische Abkürzungen (wie „fyi“ oder „eom“) oder SMS-Akronyme (wie „LG“ oder „10q“).
Umgangsformen
Verwenden Sie (auch bei internen eMails) freundliche Anreden.
Vermeiden Sie in geschäftlicher Korrespondenz Smileys oder andere Icons. Ein „;-)“ darf durchaus unter vertrauten Kollegen benutzt werden, nicht jedoch bei fremden Empfängern.
Struktur
Machen Sie Absätze, um Ihre Mail zu gliedern.
Strukturieren Sie Ihren Text – verwenden Sie Aufzählungspunkte oder Nummerierungen. Der Empfänger hat es dann leichter, Ihnen zu antworten, da er sich auf Nummern beziehen kann („Zu Punkt 3 teile ich Ihre Auffassung, dass…“).
Zitate
Zitate sind ein Stilmittel, mit dem Sie Pressemitteilungen interessant und abwechslungsreich machen können – aber Langweiliges wird auch als Zitat nicht kurzweiliger.
Ein Zitat ist dann berechtigt, wenn es etwas vermittelt, das nur die Person oder die von ihr vertretene Institution liefern kann, wie etwa eine Meinung oder Bewertung, Erfahrungen, Absichten oder Prognosen.
Schritt 4: Formulieren Sie den Schluss
Auch hier gilt Ähnliches wie bei Briefen: Am Ende Ihrer eMail sollte der Empfänger genau wissen, was er nun zu tun hat (oder eben auch nicht).
Beenden Sie Ihre eMail grundsätzlich mit einer Grußformel. Gönnen Sie Ihrem Empfänger mehr als ein schlichtes „Gruß, Daniel Mayer“ und setzen Sie noch ein verbindliches Wort davor, also etwa „Viele Grüße“, „Schöne Grüße“ oder „Freundliche Grüße“.
Schritt 5: Fügen Sie eine Signatur an
Die Signatur enthält Ihre wichtigsten Kontaktdaten, nämlich Titel, vollständigen Namen, Adresse, Telefon, Telefax, eMail- und Internet-Adresse. Legen Sie Ihre Signatur so an, dass sie maximal 40 Zeichen breit ist.
Wenn Sie Ihre eMail-Adresse mit dem Vorsatz „mailto:“ (also etwa „mailto:[email protected]“) versehen, dann ist Ihre Adresse verlinkt und der Empfänger kann durch einen Klick sofort eine leere eMail an Sie öffnen. Ihre Internet-Adresse sollten Sie ebenfalls komplett ausschreiben.
Schritt 6: Prüfen und korrigieren Sie Ihren Text
Viele eMail-Schreiber sind der Ansicht, elektronische Post bedürfe keiner Korrektur. Weit gefehlt! Wie bereits gesagt, sollten eMails formal und inhaltlich mit derselben Sorgfalt wie Briefe behandelt werden. Dazu zählt auch eine gewissenhafte Korrektur, und zwar im Hinblick auf Inhalt, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Stil, Verständlichkeit und Form.
In diesem Zusammenhang ein Wort zur Form beziehungsweise zum Layout: Wie bei allen anderen (konventionellen) Formen schriftlicher Kommunikation, gilt auch bei eMails der Grundsatz: je einfacher, desto besser. Schreiben Sie also im reinen Textformat und verzichten Sie auf die HTML- oder Rich-Text-Format-Darstellung. Was auf Ihrem PC gut aussieht, mag auf einem anderen Bildschirm verzerrt oder falsch dargestellt werden – dies kann nicht passieren, wenn Sie Ihre eMail „ungeschminkt“ versenden.
Auch für eine eMail gilt am Ende natürlich: korrigieren! Prüfen Sie die Korrektheit von Inhalt, Formalien, Rechtschreibung und Zitaten.
Die Grundlagen von Social Media: Informationsvermittlung und Big Data
// Von Katharina Antonia Heder
Es erstaunt mich doch stets wieder, wenn Menschen erklären wie Social Media funktioniert und dabei den Kern ihres Tuns vergessen. Tatsächlich sind soziale Netzwerke, welche als Kern der durch Technik gestützten Austauschformate angesehen werden können, nur eine Folge von einem anderen Umstand.
Was sich durch Social Media wirklich verändert
Wer versucht Social Media zu erklären, der muss wohl als Erstes eins anerkennen: Die Transformation, welche dann in sozialen Netzwerken ihren Ausdruck findet, beginnt früher. Sie setzt quasi mit der Einführung des Internets ein.
Was sich verändert ist nicht nur die Form des Austauschs – Chatrooms und Communities gab es auch schon vor Facebook – oder die Verfügbarkeit von Daten. Das, was dahinter steht, ist ein