Сага о служебных совещаниях. Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания
которых пригласили выступить с теми или иными вопросами, предложить варианты решений.
Недавно появилась еще одна роль – модераторы, т.е., профессиональные ведущие различных совещаний. Их разновидность – фасилисаторы (невозможно произнести, а не только вообразить на совещании такую фигуру). Наверное, есть совещания, где такие люди востребованы. Но сложно представить модератора (тем более – неведомого фасилисатора) на служебных совещаниях при наличии живого начальника за столом.
На служебных совещаниях функции ведения (кого-то поддержать, кого-то попросить помолчать, уладить конфликты, проконтролировать повестку дня, и т.д.) обычно выполняет руководитель совещания вместе с секретарем.
Есть ли общее в повестках дня совещаний, проводимых на различных предприятиях?
На основе анализа большого числа доступных протоколов совещаний, проведенных в различных организациях, компаниях и предприятиях, если абстрагироваться от конкретных формулировок повестки дня, просматривается существование таких общих тем, сходных по смыслу рассматриваемых в них вопросов и задач.
Эти управленческие задачи носят инфраструктурный характер и в той или иной степени свойственны большинству предприятий, компаний и организаций, независимо от форм собственности и отраслевой привязки. Основной принцип выделения общих вопросов – это невозможность корректного решения этих вопросов единолично одним руководителем, изолированно и вне исполняющих принятые решения сотрудников.
К основным вопросам, рассматриваемым на служебных совещаниях (инструктивных, оперативных, ситуационных) относится анализ обстановки и выработка управленческих решений по следующим задачам, процессам и направлениям деятельности компании.
1. Постановка целей и планирование работ.
2. Организация и контроль исполнения планов.
3. Продвижение продуктов и услуг компании.
4. Обслуживание клиентов компании.
5. Юридическое обеспечение деятельности.
6. Управление основными ресурсами компании.
7. Распределение обязанностей между сотрудниками.
8. Координация работ внутри компании.
9. Коммуникации между сотрудниками.
10. Решение сложных проблем и кризисных ситуаций.
11. Взаимодействие компании с внешним окружением.
12. Анализ достижения целей компании.
13. Оценка хода выполнения решений и поручений
14. Обеспечение единого источника «правды» о состоянии дел.
15. Совершенствование бизнес – процессов.
16. Вопросы безопасности и охраны труда.
17. Обмен опытом, обучение, накопление и использование знаний.
18. Вопросы управления и мотивации персонала.
19. Управление офисом и инфраструктурой.
Очевидно, что указанные выше темы не в одинаковой степени находятся