ушла на “удаленку” в марте 2020 года, мы перевели все совещания в виртуальный формат, но в течение двух недель поняли, что их было слишком много. Мы добавляли часовые совещания, которые по сути были просто пометками в календаре». Команда начала требовать, чтобы повестки дня рассылались заранее. Также выяснилось, что структуры, выстроенные на личном взаимодействии, не всегда подходят для виртуального формата. Например, на заседания научного совета прилетали ученые со всей планеты. Изолированные от внешнего мира, эти эксперты сидели в конференц-зале, обсуждая идеи по 10 часов в день. Бенфорд и его коллеги вскоре поняли, что в домашнем кабинете не просидишь изолированно 10 часов, не говоря уже о том, что нет 10-часового промежутка времени, который одинаково годится для ученого из Сан-Франциско и ученого из Рима. «Полный рабочий день в таком режиме составлял максимум пять часов, – говорит Бенфорд. – Но в новом формате стало возможным распределить работу на несколько дней за счет экономии времени на перелет и акклиматизацию после смены часовых поясов. Переход был грубоватым, но думаю, что многие даже предпочтут такой режим».
Может быть, вам удастся изменить культуру совещаний в своей компании, сделав их количество более разумным. Организация работы по задачам, а не по времени ставит вопрос: каков наиболее эффективный способ достижения желаемого результата?
Зачастую при виртуальной работе для решения вопроса, связанного с другими людьми, нужно просто взять телефон и позвонить им.
Зачастую при виртуальной работе для решения вопроса, связанного с другими людьми, нужно просто взять телефон и позвонить им. Эми Ласки, основательница Felicity, виртуальной PR-компании из Торонто, говорит, что в ее организации действует так называемое правило «просто позвони». Это означает, что все сотрудники считают нормальным делать и отвечать на незапланированные телефонные звонки в определенные часы. Это эквивалент политики открытых дверей. Если тот, кому вы звоните, уже разговаривает по телефону или не может ответить, он перезвонит или вы можете попробовать еще раз. «Это звучит банально, – соглашается Ласки, – однако благодаря такой мелочи можно за две минуты решить вопрос, который в противном случае потребовал бы активной переписки по электронной почте». Или, добавлю от себя, совещание в Zoom в 11:00, которое нарушит ваш график, вынуждая вас прервать сосредоточенную работу за 10 минут до его начала, ждать, пока все подключатся, затем быстро обсудить вопросы и получить ответы, но продолжать разговаривать, потому что по регламенту совещание должно длиться 30 минут.
Время и внимание ваших сотрудников – это ценный ресурс. Если грамотно его использовать, можно добиться многого.
А как действительно должны проводиться совещания? Организация работы по задачам означает сосредоточенность на результатах. Обозначьте цель: что изменится в мире в результате этой встречи? Если ничего не изменится, хорошенько подумайте,