не принято молча бросать трубку. Необходимо признать свою ошибку и извиниться, как это принято в кругу воспитанных людей. Например, извините пожалуйста, я, кажется, ошибся (ошиблась) номером телефона. Во избежание повторной ошибки в номере при следующем звонке следует назвать номер, который был изначально набран.
Входящие деловые звонки не менее важны, чем исходящие, поэтому не следует недооценивать их значимость, ведь звонить может потенциальный деловой партнер: заказчик, клиент, поставщик или подрядчик.
Как известно, первое впечатление о компании складывается при первом же контакте, поэтому необходимо сделать так, чтобы после телефонного звонка у любого абонента создавалось положительное представление о компании.
Как правило, если на входящий звонок отвечает не автоответчик, а живой человек – сотрудник компании, то это всегда производит хорошее впечатление. На подсознательном уровне звонящий испытывает благодарность уже за то, что его не послали в электронное пространство ожиданий, переключений, цифр и решеток.
По правилам этикета при входящем звонке трубку берут не сразу, а только после второго или третьего телефонного гудка. Специалисты утверждают, что после первого гудка обе стороны психологически не будут готовы к разговору, а взять трубку после четвертого или пятого означает потерять, упустить собеседника.
Голос сотрудника, принимающего входящий звонок, должен звучать спокойно и приятно, несмотря на загруженность работой, ведь устами каждого конкретного сотрудника говорит не он лично, а компания.
Не снимать трубку звонящего в офисе телефона, не обращая на него внимания, считается по меньшей мере невежливым, кроме того, это ведет к потере репутации и образа успешной современной компании, а также повышает риск потери потенциальных деловых партнеров, заказчиков и клиентов.
Первым словом при ответе на входящий телефонный звонок в России, как правило, бывает «алло» или «да». Эти весьма привычные для бытового общения слова приветствия категорически не подходят для делового общения. По правилам этикета слово «алло» может употребляться только для проверки связи. Таким образом, отвечая на внешние входящие звонки, сотрудник обязательно должен назвать свое полное имя и поздороваться с собеседником, сказав, например, любую из следующих фраз: Татьяна, добрый день! или Ольга, Специализированный Застройщик BM-Group. При этом, если компания довольно большая и в ней несколько структурных подразделений, после приветствия и имени сотрудника необходимо произнести название службы, отдела или департамента, например: Татьяна Сычева, финансово-экономическая служба, добрый день!
Чтобы не оказаться в неловком положении перед звонящим потенциальным партнером, не переспрашивать и не просить повторить имя или компанию, лучше при первом же звуке входящего звонка отложить все дела, а на втором или третьем взять в руки карандаш, поднять трубку и начать внимательно