обращение без сокращений, ведь одно слово не потребует много места и не займет много времени, а уважения к адресату и его благосклонности прибавит.
Распространенной ошибкой в официальных письмах является выделение жирным шрифтом обращения, например, «Уважаемый Александр Евгеньевич!». Подобный прием в понимании отправителя является дополнительным знаком внимания или особого уважения. На самом деле адресату будет намного комфортнее, если жирный шрифт выделит главный посыл письма, тем самым сэкономит его рабочее время.
Далее идут содержательная и заключительная части документа, включая формулу вежливости, подписи, печати и контактную информацию в соответствии с вышеизложенными правилами. См. подраздел главы «Структура делового письма».
Единая официальная классификация деловых писем отсутствует, но по сути и по содержанию можно разделить их на следующие типы:
1. Коммерческое предложение и оферта
Самая распространенная разновидность деловых писем, которая используется ежедневно при осуществлении своей деятельности различными коммерческими структурами, производственными и торговыми предприятиями.
По сути подобные деловые письма носят коммерческий характер, содержат предложение о сотрудничестве на определенных условиях (поставка товара или продукции, оказание услуг или выполнение работ в соответствии с перечнем, сроки изготовления, поставки, выполнения или оказания, цена за единицу и общая стоимость контракта, условия оплаты, место и условия доставки).
Отличием оферты является указание в деловом письме всех существенных условий, необходимых для заключения договора поставки, договора оказания услуг или договора подряда. К существенным условиям, согласно Гражданскому Кодексу, относятся наименование товара, работы или услуги, цена, срок и место. При отсутствии этих данных деловое письмо не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
2. Гарантийное письмо
По содержанию подобные письма направлены на обращение к деловому партнеру с определенной просьбой и одновременным предоставлением гарантий по выполнению обязательств со своей стороны.
Формулировка гарантийных писем, как правило, выглядит следующим образом: «Настоящим просим вас отгрузить или поставить товар, оказать услугу или выполнить работу в срок (дата). В свою очередь, оплату гарантируем в срок до (дата)».
3. Извещение
Содержание подобного рода писем направлено на донесение до адресата определенной информации, необходимой для продолжения дальнейшего сотрудничества. В коммерческих организациях самыми распространенными примерами подобного делового письма являются уведомление об изменении реквизитов компании (в случае смены обслуживающего банка) и письмо о повышении отпускных цен на поставляемую продукцию.
4. Сопроводительное письмо
Суть написания подобного делового письма – описание всех приложенных документов (вложений). Ярким примером сопроводительного