план проведения тендеров и т. п.
Другие же деловые письма менее формальны, например внутренние электронные письма или текстовые сообщения при общении с контрагентами. Тем не менее все вышеуказанные документы должны быть логичными, четко и точно описывать ситуацию, быть понятными для адресата, а также грамматически, стилистически и синтаксическими правильными, не содержать ошибок.
Не менее важно перед началом любого делового письма выбрать так называемую точку зрения. Т. е. необходимо решить, с какой именно точки зрения будет производиться повествование с целью изложения ситуации:
– от первого лица (я, мне, мой, мы, нас, наше);
– от второго лица (Вы, Ваше);
– от третьего лица (он, она, ему, ей, его, ее, они, их, им).
Внутренние деловые документы – служебные и объяснительные записки, отчеты и письма – должны быть обязательно персонифицированы, поэтому их, как правило, следует писать от первого лица.
Написание деловых писем во втором лице является менее распространенной практикой. Точка зрения во втором лице больше используется для написания инструкций или корпоративных инструктивных писем. В случае применения точки зрения формы второго лица при написании же деловых писем партнеру нужно быть крайне осторожными, т. к. можно легко свалиться в обвинительный или даже враждебный тон повествования. Например: «Вы, как производитель, должны были предвидеть срыв сроков поставки вашей продукции из-за локдауна границ и проблем с поставками иностранного сырья» или «Ваша обязанность подрядчика в соответствии с п. 5 договора строительного подряда была произвести работы в строгом соответствии с графиком производства работ…».
Повествование от третьего лица – демонстрация деловому партнеру объективной точки зрения. Такой прием позволяет автору письма оставаться над ситуацией или над проблемой, занимая нейтральную позицию отстраненного наблюдателя действия, констатирующего исключительно факты, а не его заинтересованной стороной и активным участником. Письма, написанные в третьем лице, носят более официальный тон, что, во-первых, соответствует характеру и этике деловой переписки, а во-вторых, особенно важно при ведении переписки по негативным моментам сотрудничества, например, рекламациям и претензионной работе с поставщиками и подрядчиками.
Таким образом, логичнее при написании деловых писем выбирать точку зрения от третьего лица, когда уполномоченный сотрудник предприятия ведет переписку, повествуя от лица своего предприятия. Например: «Между ООО «Корпорация» и ИП Буравлевым А. В. был заключен договор строительного подряда № 57 от 02.02.2022 года, в соответствии с которым последний должен был произвести поставку и монтаж оконных ПВХ-конструкций в полном объеме в срок до 06.06.2022 года…». Автор письма должен придерживаться выбранной им точки зрения на протяжении всего письма – повествования. В противном случае адресату будет сложно уловить нить и проследить