при ведении деловой переписки выделяются следующие слова: «Предприятие», «Компания», «Договор», «Спецификация», «Стороны», «Протокол», «Политика», «Регламент», «Положение», «Процедура», «Генеральный директор» и т. п.
Данный подход, распространенный при ведении переписки российскими предприятиями, полностью противоречит правилам русского языка, которые гласят следующее:
– с прописной буквы пишутся только названия высших должностей и высших почетных званий, такие как: Президент Российской Федерации или Председатель правительства РФ;
– с прописной буквы начинаются только названия организаций, а это значит, что названия отделов, служб и департаментов внутри организации пишутся со строчной (маленькой) буквы;
– с прописной буквы пишутся названия таких документов, как Конституция Российской Федерации или Декларация независимости. Договоры, акты и протоколы, о которых обычно идет речь в деловой переписке, пишутся со строчной (маленькой) буквы.
По мнению авторов, вышеописанная практика применения заглавных букв в деловой переписке с одной стороны, противоречит правилам русского языка, с другой – это прием, повышающий удобство и скорость чтения письма, следовательно, повышающий эффективность работы и коммуникации в целом. В то же время чрезмерное употребление заглавных букв в тексте создает ощущение пестроты и вызывает быструю усталость глаз у адресата.
Таким образом, при ведении деловой переписки каждый должен принимать персональное решение о возможности применения данного приема, исходя из соображений удобства для своего делового партнера, а также корпоративной культуры предприятия.
Пиктограммы в виде смайликов и эмодзи – стилизованные рисунки, изображающие человеческие эмоции, животных или предметы, – уместны исключительно для ведения личной переписки в мессенджерах и социальных сетях, но абсолютно недопустимы в любом виде деловой переписки, в том числе при написании электронных писем.
Если письмо связано с просьбой к адресату, то применение вежливых слов, таких как «пожалуйста», «будьте добры» или «будьте любезны», обязательно. Также необходимо благодарить делового партнера, например, за предоставленную информацию, и извиняться, если по вине отправителя произошли какие-либо недоразумения или неловкие ситуации.
В ходе … был выявлен или обнаружен факт…
Просим Вас предоставить информацию…
Хотим предложить Вам…
Применение вводных формулировок и фраз целесообразно в начале нового сообщения, а чрезмерное их использование в самом теле письма уводит от его сути, что является достаточно распространенной ошибкой в написании электронных деловых писем.
Пример из личной практики авторов.
На одном крупном торгово-промышленном предприятии происходило расширение производства