при приемке отчетов и ревизорами при проведении документальных ревизий хозяйственной деятельности. Таким образом, документация представляет собой способ непрерывного и сплошного наблюдения за фактами хозяйственной жизни и регистрацию полученной о них информации в документах для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственной деятельности и контроля за ней.
К выписке и оформлению документов предъявляются определенные требования, которые устанавливаются соответствующими государственными органами. Основные требования, которым должны удовлетворять документы, установлены Законом “О бухгалтерском учете”.
В организациях, на предприятиях совершаются самые разнообразные факты хозяйственной жизни. Для их оформления нужны различные по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий правильной документации является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно и полно установить содержание факта, место, время и условия его совершения, во-вторых, обеспечат документу доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии