мероприятия, проведённые такого-то числа. Если мероприятие затянулось на несколько дней – это также следует отразить в отчёте. В противном случае проверяющие могут предположить, что речь идёт о нескольких встречах.
Важные мелочи
С одной стороны, закон не требует от налогоплательщика детально отражать в отчёте все элементы представительской программы. Но практика показывает, что фискальные органы могут предъявить проверяемой организации претензии по поводу обоснованности тех или иных расходов. Конечно, такие придирки можно оспорить в суде и судебная практика показывает, что российская Фемида, как правило, в таких ситуациях становится на сторону налогоплательщика. Если вам не нужны лишние хлопоты – перестрахуйтесь на всякий случай. И не скупитесь на важные детали.
Вы, разумеется, обозначили в отчёте состав участников мероприятия. Поэтому необходимо следить за тем, чтобы это количество было пропорционально размеру затрат на проведение встречи. Согласитесь: если четыре человека тратят в не самом роскошном ресторане сумму, которой должно хватить на десятерых – это может вызвать обоснованные сомнения налоговиков в разумности подобных трат.
Результатом мероприятий, которые влекут за собой представительские расходы, в идеале должна быть какая-то договорённость. А если она не достигнута? Сочтут ли фискальные органы в этом случае затраты на представительство обоснованными? Кончено, проверяющие могут задать вам не самые удобные вопросы, но на вашей стороне – Минфин России (см. письмо от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897).
Однако для того, чтобы споры с налоговой инспекцией не зашли слишком далеко, можно в отчёте сослаться не на итоговый договор (тем более, когда он не заключён), а на какой-то другой документ. Это может быть совместное коммюнике участников, в котором обозначены промежуточные итоги встречи, выявлены намерения сторон, представлены перспективы дальнейших отношений. Главное, чтобы подобный документ нельзя было счесть офертой в гражданско-правовом смысле. Тогда он не будет ни к чему обязывать подписавшие его стороны, зато послужит важным доказательством для налоговиков. Можно предложить вниманию проверяющих и протокол разногласий, который покажет им, в силу каких причин договор по итогам встречи всё-таки заключён не был. Ну не устроила, к примеру, контрагента наша цена, что тут поделаешь!
Ещё одна важная «мелочь»: не ленитесь проводить детализацию расходов – что и на какие цели. Цветы, транспорт, сувенирка – всё должно быть отражено в первичных документах.
Даже если правила учёта не требуют предоставления тех или иных первичных документов (кассовых либо товарных чеков, актов выполнения работ и оказанных услуг, накладных и т. д.) – сохранить копии подобных документов в ваших интересах. Вы же не представляете себе, какие дополнительные сведения от вас могут потребовать проверяющие, а потому нужно быть готовым ко всему. Именно детали зачастую избавляют нас от лишних хлопот.
Свободная