в компании есть СЭД, это, казалось бы, все упрощает, однако, много людей не могут заставить себя что-то написать, потому что сразу станет ясно, кто именно подал идею, а вдруг она, правда бредовая? А вдруг за что-то накажут? Мало кому хочется выглядеть глупо.
Либо, у каких-то сотрудников напрямую доступа к компьютеру нет, а вот идеи есть. Так что, на первом этапе лучше всего бланки для подачи идей подготовить анонимные, но, собираемые с каждой смены или процесса. Рассмотрены должны быть все предложения.
3 Часто компании инициируют подачу идей через руководителей. Это не совсем хорошо, потому что руководители по субъективным причинам могут идеи «завернуть», либо, сами сотрудники решить, что их идеи «украдут» по пути до конечной инстанции. Это не шутка, люди правда так думают. Рассмотрены должны быть все идеи, поданные на рассмотрение без этих «контрольных пунктов».
4 Если поданные идеи оказываются рациональными, здесь уже важно поощрение, небольшое, но снова с обязательным обращением ко всему персоналу компании от лица Генерального директора и информацией о том, что анонимные бланки не дают возможности определить конкретно кто и когда подал идею, так что, награждение будет для всей смены или отдела (либо, идет в Фонд выплат и приплюсуется к вознаграждению на следующий раз). Маленькое, пусть маленькое, но оно есть и будет. Это же этап «обкатки и адаптации», руководству важно настроить этот процесс должным образом и оно обращается с просьбой поддержать.
5 В следующий раз те, кто подает идеи и хочет получить вознаграждение лично, можно указать ФИО и должность. Люди оценят то, что руководство компании серьезно относится к мнениям, здесь имеет значение на первом этапе не сумма, а алгоритм.
Обращение Генерального директора – Сбор идей без начальников и менеджеров по пути следования идей, анонимно – Обработка результатов – Поощрение – Улучшение процесса подачи предложений.
По сути, любая система это в первую очередь не документы и графики, записи, отчеты – это правильно выстроенные коммуникации. Компании, которые не делают акцента на коммуникациях в этом аспекте (часто линейные менеджеры меняются в компании с периодичностью до года, а четкой стандартизованной процедуры кросс-функционального взаимодействия и описания процесса нет, потому что нет времени – надо показывать KPI «наверх» и т.п.) не являются стабильными и рано и ли поздно все равно к этому придут.
Настраивать коммуникации, начиная от обращения Генерального директора и заканчивая письмом благодарности и небольшим обзором идей, а также, выделением тех областей, которые нуждаются в изменениях, исходя из стратегических целей компании – хорошее начало для того, чтобы доска была не просто доской, а рабочим инструментом.
После того, как «доска подачи предложений» станет рабочей, и, адаптированной для подачи предложений (в общем виде, на доске будет зона с информацией по принятым предложениям, зона по уже внедренным предложениям, зона с бланками