der einzelnen Regimenter zu den jeweiligen Verlusten in Zeitabschnitten von etwa sechs bis acht Wochen heraus. So meldete das Reserve-InfanterieRegiment (RIR) Nr. 74 aus Hannover, bei dem viele Hoyaer Soldaten dienten, erstmals am 25. Oktober 1914 alle Verluste für die Gefechte ab dem ersten Einsatz am 22. August bis zum 20. September 1914. Soweit man hier also einen Hoyaer Namen findet, beispielsweise in der 6. Kompanie den des Reservisten Ernst Meyer aus Bücken mit der Angabe „verwundet“, so ist damit zumindest belegt, dass er innerhalb des genannten Zeitraums an einem der Gefechte dieses Regiments teilgenommen hat.
Das bereits ab dem 5. August in Kämpfe v e r s t r i c k te „ a k t i ve “ h a n n o ve r s c h e Infanterieregiment (IR) Nr. 74 berichtete dagegen schon erstmals am 4. Oktober (allerdings nur für das I. und II. Bataillon) über die Verluste aus dem August 1914. Das III. Bataillon des IR 74 veröffentlichte dagegen erst am 7. (für die 9. und 10. Kompanie) und 17. Oktober (für die 11. und 12. Kompanie) die Namen der in den Augustgefechten als „Verlust“ gemeldeten Soldaten. Am 29. Oktober erschien dann eine weitere Meldung des IR 74 für den Zeitraum September 1914 und Ende November wiederum für die Verluste des Oktobers. Dazwischen erschienen immer wieder kurze Berichtigungsangaben, da manche Namen zunächst falsch gedruckt erschienen oder zunächst als „vermisst“ gemeldete Soldaten sich wieder bei der Truppe einfanden (oder doch gefallen oder in Gefangenschaft geraten waren). Da die Meldungen aber stets gesammelt für mehrere Gefechtshandlungen abgegeben wurden, lässt sich daraus zumeist nicht eindeutig entnehmen, an welchen Tagen genau welche Verluste eintraten.
Ab Ende 1916 wurden die Verlustlisten dann aus Gründen der Geheimhaltung verändert. Nun erschienen lediglich noch Name, Vorname und Geburtsdatum (ohne Jahreszahl) sowie der Geburtsort. Eine Zuordnung der Soldaten zu den einzelnen Einheiten erfolgte dagegen in den Listen
nicht mehr. Die Verlustliste vom 2. September 1918 gibt also beispielsweise Auskunft darüber, dass ein Leutnant der Landwehr namens Konrad Jürns, gebürtig aus Hoya, in Gefangenschaft geraten ist. Unklar bleibt aber, wann, wo und bei welcher Einheit das geschehen ist. Hintergrund dieser Umstellung war die Befürchtung, dass gegnerische Aufklärungsdienste die Höhe der eigenen Verluste - bei den an bestimmten Kampfhandlungen beteiligten Regimentern - ansonsten einfach anhand der Listen auswerten und dadurch auch eine Einschätzung hinsichtlich der Kampfkraft des Deutschen Heeres errechnen könnten. Erst mit dem Waffenstillstand vom 11. November 1918 wurden dann wieder vollständige Angaben (über die jetzt noch nachträglich einlaufenden Meldungen) gemacht. Insoweit lässt sich also für die zweite Kriegshälfte deutlich weniger an Informationen gewinnen, als für die ersten zwei Kriegsjahre.
Die Verlustlisten wurden bis zum Herbst 1919 (v.a. mit Korrekturen früherer Angaben) noch weiter geführt. Sie sind mittlerweile online abrufbar und können über Suchfunktionen ausgewertet werden. Insoweit ist also für die ersten zwei Kriegsjahre eine Zuordnung der Hoyaer Soldaten zu den Einheiten, bei denen sie dienten - abgesehen von den durchaus häufigen Fällen der Falschschreibung der Namen oder Geburtsorte (neben „Hoia“ findet sich auch gerne die Schreibweise „Hoyer“ oder etwa auch „Hoienhagen“, „Hoiahagen“ und „Brücken“ statt Bücken) - recht einfach möglich.
Eine weitere Quelle – zumindest für die Gefallenen – sind die Denkmäler und vor allen Dingen das im Heimatmuseum Grafschaft Hoya verwahrte „Eiserne Buch“, das Ehrenbuch für sämtliche Gefallenen des damaligen Kreises Hoya.
Hier sind für jede kreisangehörige Ortschaft die Gefallenen, teils mit Berufs- und Regimentsangabe, teils aber auch ohne jegliche Zusatzdaten, eingetragen. Wer dieses Buch wann gestaltet und die Einträge für die einzelnen Ortschaften vorgenommen hat, wird im Buch selbst nicht erwähnt. Interessanterweise sind die Einträge im Eisernen Buch auch nicht ganz deckungsgleich mit den auf den einzelnen Orts-Denkmälern des Ersten Weltkriegs eingravierten Namen. So ist der Steinmetz Michael Heininger etwa für den Flecken Hoya im Eisernen Buch als Gefallener des Infanterie-Regiments Nr. 78 unter dem 29. August 1914 verzeichnet. Auf dem im Bürgerpark in Hoya errichteten Denkmal findet er sich aber nicht. Der Grund für diese Abweichung wird wohl darin liegen, dass Heininger aus Rosenheim in Bayern stammte und bei Kriegsausbruch in Hoya als „Steinmetzgehülfe“ bei der Firma Josef Gründel arbeitete. Immerhin war er im Sommer 1914 aber zumindest bereits solange in Hoya ansässig, dass er, der seinen Wehrdienst vor dem Krieg in einem bayerischen Regiment abgeleistet haben dürfte, bereits einem „hannoverschen“ Regiment, dem IR 78, als Reservist zugewiesen war. Für die Verfasser des Eisernen Buches galt er als „Hoyaer“. Das Denkmalkomitee sah das offenbar anders.
Umgekehrt findet sich der neunundvierzigjährige Major Hugo Reinhardt, gebürtig aus Westfalen und Berufssoldat beim Infanterie-Regiment Nr. 77 in Celle (wo er seinen ständigen Wohnsitz gehabt haben dürfte), zwar mit dem Todesdatum 22. August 1914 auf dem Hoyaer Denkmal, dafür fehlt sein Name aber im Eisernen Buch. Reinhardt war mit einer Hoyaerin verheiratet. Sein Leichnam wurde von der Front nach Hoya überführt und dort auch beigesetzt.
Hans Hartje, geboren am 7. März 1890 in Hoya, gefallen als „Kriegs-Freiwillig-Einjähriger“ Student („cand. phil.“) am 17. November 1914 in Flandern, fehlt sowohl im Buch wie auf dem Denkmal. Sein Schicksal ist daher nur den Verlustlisten (da er dort mit dem Geburtsort Hoya verzeichnet ist) und einer Todesanzeige der Familien Hartje-Uelzen und Hartje-Hoya im Hoyaer Wochenblatt zu entnehmen. Wahrscheinlich wuchs er in Uelzen auf, so dass für einen Eintrag im Eisernen Buch oder auf dem Gefallenendenkmal – trotz des Geburtsortes in Hoya - der nötige Bezug zur Heimat fehlte. Dafür ehrte ihn die „Allgemeine Zeitung der Lüneburger Heide“ vom 12. Juli 1919 als gefallenen Uelzener.
Insoweit stellte sich also sowohl dem Komitee zur Errichtung eines Denkmals (wie auch den Verfassern des Eisernen Buches) die Frage, wer denn eigentlich als „Hoyaer“ gelten und gewürdigt werden sollte: Sollten die erst kurz vor Kriegsbeginn zugezogenen Bürger berücksichtigt werden? Und oder auch die kürzere oder längere Zeit vor Kriegsausbruch weggezogenen Bürger?
Deutlich wird aus diesen Beispielen, dass die jeweiligen Angaben weder unbedingt stimmig noch vergleichbar sind. Nicht nur im Eisernen Buch und den Verlustlisten, sondern selbst auf manchen Ortsdenkmälern sind Namen, Daten und Einheiten zudem falsch geschrieben oder unvollständig angegeben. Zudem nennen einige Denkmäler (wie in Hassel) lediglich Vor- und Nachnamen sämtlicher Gefallenen ohne jegliche Daten. Andere weisen dagegen sogar Dienstgrad, Regiment, Todesort und Todesdatum auf (wie bspw. Schweringen). Jeder Ort hat nach Kriegsende für sich entschieden, welche Namen auf den Denkmälern verewigt werden sollten. So wurde durchaus diskutiert, ob die erst kurz vor Kriegsausbruch zugezogenen, die vor Kriegsausbruch weggezogenen und die nur zeitweilig im Ort wohnenden Bürger aufgenommen werden sollten oder nicht. Der in Hoya geborene und zur Schule gegangene Leutnant der Reserve Adolf Schmalgemeyer, der bei Kriegsbeginn längst als Zollsekretär in Köln wohnte und mit einem rheinischen InfanterieRegiment in den Krieg zog, ist auf dem Hoyaer Denkmal aufgenommen worden. Das Eiserne Buch hat dagegen auf seine Nennung verzichtet. Umgekehrt finden sich auch dieselben Namen auf verschiedenen Denkmälern wieder: So wird dem Reservist Wilhelm Kammann, gefallen am 23. August 1914, etwa sowohl auf dem Bücker Denkmal (als Altenbücker, gefallen am 23. September 1914) wie auch auf dem Gandesberger Denkmal (jeweils als Angehöriger des ReserveInfanterie-Regiments Nr. 74, in dem ausweislich der Regimentsgeschichte nur ein Wilhelm Kammann fiel, so dass es sich um denselben Soldaten handeln muss) gedacht.
Am unerklärlichsten ist die Eintragung des posthum literarisch bekannt gewordenen Studenten Hellmut Wolfgang Zschuppe im Eisernen Buch unter den hiesigen Gefallenen. Der Eintrag zum Flecken Hoya lautet knapp: „Student, gefallen am 18. September 1917 bei Moronvilliers“. Helmut Zschuppe wurde am 29. Dezember 1898 in Wien geboren und fiel, nachdem er bereits 1916 zweimal verwundet worden war, am 18. September 1917 bei Maronviller in der Champagne (unweit Reims) als Gefreiter im sächsischen Garderegiment „Leib-Grenadier-Regiment 100“. Er war an der Universität Leipzig als „stud.phil.“ eingeschrieben, bevor er 1916 an die Front ging. Sein Name findet sich zwar nicht auf dem Denkmal in Hoya, dafür aber auf dem Gefallenendenkmal der Stadt Meißen. Bekannt wurde Zschuppe durch einen seiner von der Front an seine Eltern geschriebenen Briefe, der in dem verbreiteten Buch „Kriegsbriefe gefallener Studenten“ des Literaturprofessors Philipp Witkop abgedruckt wurde (Philipp Witkop, Kriegsbriefe gefallener Studenten, München, 1928). Witkop hatte noch während des Krieges im Auftrag