los albaranes de los proveedores, la información sobre los usuarios, etc.
3 Clasificación numérica. A cada documento se le asigna un número, que determina la ubicación que tiene en el archivo. En un fichero aparte, se recoge la información referente a cada documento precedido de su número identificativo.
4 Clasificación por materias. Es aquella que organiza los documentos por su contenido y a su vez por orden alfabético.
5 Clasificación geográfica. La información en este caso se ordena generalmente según la información del destino que presenta el folleto, guía, etc., y a su vez también por orden alfabético.
Almacén de un centro de información turística
Por lo general, en las oficinas de turismo se cuenta con estanterías en el almacén donde se ordena la información normalmente por temas (turismo de sol y playa, turismo cultural, etc.) o zonas geográficas (Andalucía, Madrid, Cataluña, etc.), tal y como se muestra en las siguientes imágenes.
Back desk en una oficina de turismo
Independiente de cual sea la clasificación que se haya elegido para almacenar el material turístico en la oficina, la información de la que se dispone debe ser catalogada con miras a su almacenaje y posterior recuperación. Un catálogo es un documento, bien recogido en papel o guardado en algún fichero en el ordenador, que presenta la clasificación y ubicación de la información turística almacenada. Es de vital importancia para el informador poder localizar en la oficina el material turístico que necesita para prestar su labor de información. Por esta razón, además de ser importante la catalogación es fundamental conservar los folletos, guías, mapas, y demás material turístico en perfecto estado para su posible uso en cualquier momento.
Front desk
Es el lugar en el que se produce el servicio de acogida al visitante. Consiste en un espacio destinado a la prestación del servicio de información, bien de forma rápida (por ejemplo: la entrega de un plano del centro histórico de la ciudad sin ningún tipo de explicación) o personalizada (cuando el informador bien de pie en el mostrador de recepción o sentado en su mesa de atención al público, realiza una explicación detallada para satisfacer la demanda de información, lugares para comer, principales recursos que visitar en la zona, curiosidades, eventos del día, etc.).
Esta es una de las zonas más importantes de la oficina, ya que es aquí donde se produce el encuentro con el visitante. De la calidad del trabajo que realice el informador turístico dependerá, en parte, la imagen que el visitante se haga del destino. Este servicio turístico también influirá en la valoración que el usuario haga del viaje. Es fundamental que en el mostrador de recepción no se acumulen demasiados documentos con el fin de facilitar la tarea al informador cuando va a atender a un usuario. Se aconseja tener a mano los mapas y planos del centro histórico del destino así como los folletos de los recursos más visitados por los turistas y excursionistas. Estos se pueden colocar bajo el mostrador de recepción o en estantes situados detrás del personal de la oficina.
Front desk en la oficina de turismo
Otro lugar importante en la oficina, situado en la zona de atención al usuario sería la zona de consulta y autoinformación. Se trata del espacio destinado al uso de los visitantes. Esta zona deberá ser lo más práctica, organizada y útil posible. De tal modo que, de forma rápida, el usuario que busca información turística pueda satisfacer su necesidad de manera fácil y cómoda. Por esta razón, los informadores turísticos mantendrán ordenado y bien clasificado el material informativo del que disponen. Esta área puede estar formada por:
1 Distintos tipos de expositores y displays que permitan el acceso a folletos informativos de diferente índole. Estos pueden estar situados en algunas de las paredes de la oficina así como, en menor proporción, sobre el mostrador de recepción si su dimensión lo permite (en este segundo caso, los folletos o planos contemplarán los aspectos más relevantes de la ciudad). Siempre se intentará ordenar los folletos por temáticas de forma que su consulta sea más sencilla.
2 También se podrá hacer uso de las nuevas tecnologías, instalando para ello, ordenadores o paneles de autoinformación donde el visitante podrá tener acceso a la información que desee.
Expositores de información turística
Aplicación práctica
Imagine que trabaja como informador turístico en una oficina de turismo. Explique los pasos que llevaría a cabo en la gestión del material de la misma.
SOLUCIÓN
En primer lugar se tendrán en cuenta los tipos de solicitudes de información planteados por los usuarios; posteriormente se valorarán las fuentes de las que obtener los datos, contrastando la información que presenta cada una de ellas. Una vez elaborada o recibida la documentación turística que satisfaga las demandas de información de los usuarios se almacenará de forma adecuada utilizando diferentes soportes: papel y electrónico.
4. Soportes de la información: electrónico y papel
Cuando el personal de la oficina de turismo recibe una demanda de información por parte de un usuario a la hora de prestar el servicio de información se va a apoyar en el material turístico disponible en la entidad. Esta documentación habrá sido elaborada previamente por el centro de información turística o por un organismo, empresa, ente turístico, etc., valiéndose de fuentes de información.
Una vez elaborada, los datos se pueden encontrar fundamentalmente en los siguientes soportes de almacenamiento que permiten conservar los documentos:
En formato escrito
Es el más usado en las oficinas de turismo para prestar el servicio de información. En soporte papel se encuentra por lo general las siguientes publicaciones que no pueden faltar en una oficina de turismo: plano del destino, guía de la oferta turística, folletos de los principales atractivos del destino, guía de servicios, calendario de actividades (de ocio, culturales, etc.), carteles anunciadores, listados de hoteles, restaurantes y demás empresas turísticas, etc. A continuación, se incluye la Guía turística de la ciudad de Málaga. Área de turismo.
Material turístico en formato escrito
En formato audiovisual (vídeo, CD-ROM, etc.)
La ventaja que presenta este medio frente al anterior es la gran capacidad de almacenamiento de información en forma de sonido, imagen y texto, aunque su utilidad y funcionalidad en un centro de información turística es aislada.
Vídeo promocional de Castilla-La Mancha de Turespaña
Formato electrónico
Hoy día es cada vez más común que las oficinas de turismo ofrezcan la posibilidad de consultar el material turístico del destino a través de internet; además, en la mayoría de las ocasiones, permiten realizar descargas de folletos, guías y demás material informativo.
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