de archivo informatizados son de gran utilidad en los centros de información turística ya que, por un lado, permiten almacenar gran cantidad de datos y dan la posibilidad de añadir, eliminar, modificar y recuperar la información en cualquier momento.
Los bancos y bases de datos conforman una gran cantidad de información estructurada y almacenada en un soporte que puede ser interpretado y leído por el ordenador. Las unidades de información que forman la base de datos se denominan registros, los cuales se dividen a su vez en campos.
En el caso de las diferentes comunidades autónomas españolas se observa que todas ellas disponen de un portal de turismo en internet para la promoción del destino (estos serán analizados con mayor detenimiento en capítulos posteriores). En el caso de Cataluña, además, en la web del Departamento de Empresa y Ocupación de la Generalitat de Cataluña en el apartado de turismo, se facilita información (en la siguiente dirección: <http://www.gencat.cat/diue/ambits/turisme/index_es.html>) referente al:
1 Observatorio del Turismo de Cataluña.
2 Empresas y establecimientos turísticos.
3 Rutas nacionales de Cataluña.
4 Propuestas para los viajeros.
5 Profesionales del turismo.
6 Oficinas de turismo.
7 Buzón del turismo.
Web del Departamento de Empresa y Ocupación de la Generalitat de Cataluña
A continuación se muestran las bases de datos que se incluyen en dicha web, que permiten aportar al usuario una mayor información de algunos de los temas mencionados en la página anterior, a modo de ejemplos se incluyen las siguientes:
Base de datos de las oficinas de turismo de Cataluña
En esta base de datos sobre los hoteles de Cataluña, como se observa en la imagen, la información de cada alojamiento se recoge en un registro y, cada registro tendría varios campos: dirección, municipio, comarca, etc.
Base de datos de la afluencia de visitantes a los recursos turísticos de Barcelona
Aplicación práctica
Imagine que trabaja como informador turístico en un centro de información turística de un determinado destino, con el objetivo de prestar un mejor servicio al usuario se plantea la creación de diferentes bases de datos que permitan el acceso más rápido y eficaz de la información. ¿Cuáles serían los temas que incluiría en esas bases de datos a elaborar? Ponga varios ejemplos.
SOLUCIÓN
1 Alojamientos en el destino.
2 Centros de información turística en la provincia o comunidad autónoma.
3 Museos.
4 Restaurantes.
5 Consulados y embajadas extranjeras.
6 Agencias de viajes.
7 Etc.
6. Resumen
Las oficinas de información turística deben elaborar un protocolo de actuación que les permita responder a las demandas de información realizadas por los usuarios de forma rápida y eficaz. Para ello, es necesario crear un sistema de gestión de la documentación que se adapte a las características de la entidad y al tipo de solicitudes de información más realizadas.
Hoy día, el visitante puede contactar con el centro de información a través de diferentes medios de comunicación, por: correo electrónico, teléfono, fax y cada vez menos por correo postal.
Por lo tanto, a la hora de prestar un servicio de información en la oficina de turismo se debe diferenciar entre información interna y la documentación externa.
La segunda etapa en el proceso de gestión documental en la oficina de turismo se puede resumir en los siguientes puntos:
1 Análisis de las fuentes de información.
2 Contraste de la información obtenida.
3 Archivo de la información.
La zona de almacenamiento de la información, puede ser en la zona de almacén o back desk y en la zona de atención al público o front desk.
Cuando el personal de la oficina de turismo recibe una demanda de información por parte de un usuario a la hora de prestar el servicio de información, se va apoyar en el material turístico disponible en la entidad. Los principales soportes son: formato escrito, formato audiovisual, formato electrónico.
Para finalizar, cabe resaltar la importancia de los sistemas de archivo informatizados, que permiten almacenar gran cantidad de datos y dan la posibilidad de añadir, eliminar, modificar y recuperar la información en cualquier momento.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Responda a las siguientes cuestiones:
1 ¿Qué normativa regula la Red de Oficinas de Turismo de Andalucía y del País Vasco?
2 ¿Qué tres puntos se tienen en cuenta en la segunda etapa de la gestión documental?
3 ¿Qué característica debe primar en el sistema de almacenaje elegido?
4 ¿Qué dos zonas se distinguen en la oficina de turismo?
5 ¿En qué soportes se almacenará la información en el centro de información turística?
2. Seleccione si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:
1 El análisis de las fuentes de información se realizará tras el almacenaje.VerdaderoFalso
2 En la gestión documental no es necesario contrastar la información.VerdaderoFalso
3 El archivo de la información se hará de cualquier forma, almacenando indiscriminadamente los folletos en el almacén.VerdaderoFalso
4 Para el buen funcionamiento del almacén será importante elaborar un registro donde se anote el material que entre y salga.VerdaderoFalso
5 El back desk es la zona de atención al cliente de la oficina.VerdaderoFalso
6 En el front desk existirá un mostrador de recepción y una zona de auto-consulta.VerdaderoFalso
7 La recepción de la oficina, donde se produce el servicio de acogida e información, estará llena de material turístico.VerdaderoFalso
8 En ocasiones, existirán en la oficina terminales informáticos que permitan al usuario consultar los principales recursos del destino.VerdaderoFalso
3. Rellene los huecos de los siguientes textos:
1 La clasificación ________________________, consiste en ordenar los documentos según la fecha de entrada.
2 La clasificación _____________________, organiza los documentos según su contenido y a su vez por orden alfabético.
3 La clasificación ______________________,