Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección. ADGG0308. María José Sorlózano González

al equipo con los mismos métodos que la anterior.

      

Autoridad del asistente sobre el resto del equipo por delegación de tareas poco significativas.

      5.3.Relaciones complementarias: el asistente y otros directivos. Relaciones externas

      Son las mantenidas entre el asistente y personas ajenas a la organización como otras empresas o administraciones públicas. Son las siguientes:

      

Representación del directivo frente a terceros: para que estos pueden llegar al gerente tienen que dirigirse necesariamente al secretario.

      

Filtro en las comunicaciones con terceros, seleccionando aquellas peticiones que por su importancia puedan ser resueltas por la asistencia y las que tiene que gestionar directamente el gerente.

      

Canal para las comunicaciones del directivo con personas externas. El directivo suministra la información y el asistente procede al envío de la misma vía telefónica o postal.

      En el caso de directivos de la propia empresa, las relaciones no son tan amplias, se reducen a la concertación de citas para ambos o el traspaso de información a petición de estos. El trato entre directivos de una misma empresa es más cercano y en sus comunicaciones el asistente no actúa como filtro.

6.Funciones del servicio del secretariado

      En este apartado se describen las capacidades que debe reunir la persona que aspire al puesto de asistencia, las funciones genéricas que va a realizar en dicho puesto, así como las específicas si se trata de una dirección técnica.

      6.1.Funciones del secretariado personal de dirección. Autoestima y asertividad

      Las habilidades necesarias para ocupar un puesto de asistente a la dirección se agrupan en cuatro tipos:

      

Habilidades de comunicación: facilidad de interacción en grupo, adecuada expresión verbal y escrita, conocimiento de idiomas, actitud protocolaria, asertividad y educación.

      

Habilidades administrativas: conocimiento de gestión de oficinas, archivos y manejo de aplicaciones informáticas.

      

Habilidades técnicas: conocimientos contables, financieros y jurídicos.

      

Habilidades personales: dinamismo, proactividad, capacidad de trabajo en equipo y bajo presión, lealtad, honestidad y sentido de la responsabilidad. Hay que hacer mención especial a la buena autoestima en sentido profesional que incluye el gusto por su trabajo, la motivación y el entusiasmo por este.

      Aplicación práctica

      Imagine la siguiente situación: su director está reunido con otros directivos. Usted sabe que la reunión es de vital importancia para la empresa y que no puede ser interrumpida. En ese momento llega un representante de otra empresa, su director lleva tiempo intentando entrevistarse con él sin éxito. Quiere una entrevista pero ahora mismo es imposible. ¿Cómo actúa?

      SOLUCIÓN

      Usted tiene que cumplir la orden de no interrupción pero sabe que este representante puede ser importante para la empresa y usted también es responsable de los objetivos de esta, así que no puede dar la impresión de que no hay interés. Tiene que actuar con asertividad, la reunión no puede ser inmediata pero no puede dar una negación rotunda, para ello explica amablemente la situación, expresa el interés de su director en esa negociación y siente que no pueda celebrarse en ese momento. Ofrece la alternativa de que sea atendido inmediatamente después, aunque no hubiera una cita previa. También brinde atención en cualquier cosa durante la espera.

      Las actividades específicas del secretariado son:

      

Atención diaria de la agenda del director.

      

Gestión de la correspondencia.

      

Archivo.

      

Recepción de llamadas telefónicas y mensajes.

      

Ejecutar las comunicaciones del directivo con administraciones públicas, personal de la empresa y externos según órdenes. Esta acción incluye redacción de cartas, e-mails, circulares y llamadas telefónicas.

      

Gestión de entrevistas personales.

      

Gestión de viajes de empresa y eventos.

      

Elaboración de informes y actas de reuniones.

      

Recopilación de información.

      Para finalizar este apartado, la preparación académica del asistente, como mínimo, debe incluir formación reglada en enseñanzas medias o superiores.

      Aplicación práctica

      Usted es asistente del director general de la empresa. En el desarrollo normal de su puesto, su director acaba de reunirse con el director del departamento comercial. Después de esta reunión, le indica que debe comunicar a todos los jefes de equipo los nuevos objetivos productivos para ese mes. Esta orden debe ejecutarse con carácter de urgencia. ¿Qué funciones tiene que realizar para cumplir la orden?

      SOLUCIÓN

      En esta orden debe realizar dos tipos de funciones, la primera es desarrollar el texto de la comunicación de su director según las pautas que le dé y la segunda proceder al envío de dicha información a los jefes de equipo. En este caso, como es en la propia empresa y tiene carácter de urgencia, el método más adecuado es el e-mail.

      6.2.Tipos de servicio de secretariado: del área económica, productiva, científica, jurídica y el de la Administración Pública

      Como se ha visto, el asistente debe reunir unas cualidades para su puesto y desempeñar una serie de funciones. Muchas de estas cualidades y funciones son comunes a cualquier tipo de asistencia, pero también hay otras que van a variar o se van a ampliar según el área donde se desempeñe el servicio de secretariado.

      Área económica

      Incluye actividades financieras y contables. El asistente va a necesitar de conocimientos más amplios en dichas materias que un asistente de tipo genérico. Desempeñará o servirá de apoyo, según