Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади
(за 3-ім класом точності, радіоприймачі 1-го класу). Під час перерахування кількох порядкових числівників відмінкове закінчення ставлять лише один раз: вироби 1, 2 і 3-го сортів. Деякі порядкові числівники для розрізнення позначають у документах за допомогою римських цифр, проте вже без відмінкових значень (так, наприклад, подекуди записують порядкові номери місяців, кварталів та ін.).
У діловому стилі широко вживають дробові числівники, майже не вживані в розмовній мові. Однак і вони мають обмеження. Так, слід уникати вживання простого дробу і якщо в знаменнику стоїть 2, 3, 4, то замість 1/2,1/3,1/4 треба писати й говорити: половина, третина, чверть (без складової числівника одна).
Складні слова, перша частина яких – цифрове позначення, можуть писати в документації комбіновано: 100-процентний, 50-кілометровий, 4-міліметровий (дозволено другу частину таких назв скорочувати, якщо це одиниця виміру: 50-км, 4-мм).
Окремі види інформації передають у вигляді змішаного запису, який містить цифри і слова: можна 473 000, а можна 473 тис.; можна 1 000 000, а можна 1 млн. Словесно-цифровий запис не лише дає можливість скорочувати написання великих і малих чисел, а й значно полегшує сприймання.
У ділових паперах не дозволено використовувати паралельні і розмовні форми на позначення часу й уживання для цього прийменника у (в): не Зустріч відбудеться о пів на сьому (до сьомої) вечора, а Зустріч відбудеться о 18:30 (о 18 год 30 хв).
Уживання займенника
Займенник – це частина мови, що вказує на предмети, ознаки або кількість, не називаючи їх. Займенники, подібно до іменників, прикметників і числівників, відповідають на питання хто? що? який? чий? скільки?
Узагалі, ділове мовлення намагається обмежити використання займенників, пропонуючи у їх значенні вживати інші частини мови (особливо в автобіографії, заяві, службових записках). Категорично заборонено вживання займенників:
– із суфіксами зменшеності: такесенький, самісінький, нікогісінько;
– складних неозначених форм: абиякий, абихто, казна-хто, сякий-такий, хтозна-який, хто-небудь і под.;
– усічених форм прикметникових займенників: на моїм, у тім, на цім, тою, у всім, на чим і под.
Однак якщо без займенників обійтися не можна, то використовувати слід тільки нормативні їх форми, уникаючи розмовних, діалектних варіантів: абичим завершили – невідомо чим завершили; сі продукти – ці продукти. Дійова особа в реченні, виражена займенником, повинна стояти в називному, а не в орудному відмінку: не нами запропоновано – ми запропонували, не ними привезено – вони привезли.
Переважну більшість документів пишуть від імені установи, підприємства, організації (тобто від першої особи множини). Проте займенник ми в цій ситуації зазвичай пропускають; ділові листи, наприклад, часто починаються дієсловом у першій особі множини (Просимо… Надсилаємо… Повідомляємо...). Вживання займенника першої особи однини я також оминають; розпорядження й накази розпочинають