перемены;
• уменьшает недопонимание;
• укрепляет роль лидера команды.
Чек-лист
1. Добивайтесь повышения заинтересованности менеджеров
Успех командного брифинга зависит от заинтересованной подачи материала, а также способности менеджеров видеть проблемы и прислушиваться к предложениям. Менеджеры должны уметь убедительно объяснять подчиненным стратегию организации и причины предстоящих перемен, адаптируя информацию к интересам группы, учитывать мнения в команде, вовремя замечать проблемы и находить решения.
2. Проводите совещания с представителями работников
С самого начала привлекайте к обмену мнениями представителей профсоюза и рабочего коллектива. Обсуждайте с ними цели командного брифинга, поощряйте участие в создании этого нового механизма, убеждайте в том, что он не подрывает влияния их объединений.
3. Согласуйте брифинги
Согласуйте проведение командных брифингов с отделом, ответственным за внутренние коммуникации, чтобы обеспечить последовательность и наладить обратную связь снизу вверх. Отдел внутренних коммуникаций:
• планирует и выстраивает систему;
• обеспечивает подбор ключевой информации для брифингов;
• разрабатывает программы тренинга для линейных менеджеров;
• выстраивает обратную связь, доводит информацию до вышестоящего руководства.
4. Убедитесь, что линейные менеджеры подготовлены
Линейные менеджеры должны быть подготовлены к эффективной коммуникации, поскольку неумелое проведение брифингов подрывает весь процесс. Следует уделить особое внимание умению выступать убедительно и понятно, поощрять комментарии и предложения. Менеджеры должны быть последовательными, уметь направлять релевантную информацию снизу вверх.
5. Логистика
На проведение командных брифингов должно быть выделено определенное время. Отказ от организации брифинга, намерение отменить или перенести его из-за напряженного графика либо отсутствия некоторых сотрудников будут рассматриваться как отсутствие интереса к таким мероприятиям вообще. Коммуникация – это часть рабочего процесса, нельзя заниматься или не заниматься ею по собственному усмотрению.
6. Структура брифинга
Схему проведения командных брифингов устанавливает отдел внутренних коммуникаций. Брифинги проходят, как правило, раз в месяц. Одна из основных целей – поддерживать обратную связь снизу вверх.
7. Содержание брифинга
Британская организация The Work Foundation рекомендует для брифингов повестку дня из четырех пунктов: прогресс, политика, персонал, план действий. Начните брифинг с ключевой информации. Обсудите ее применительно к вашей команде, а затем переходите к другим пунктам.
8. Выделите время на дискуссии
Схема проведения брифинга должна предусматривать время для дискуссий. И если нет возможности ответить на все возникшие во время брифинга