nicht über eine eigenständige Steuerabteilung, wird die Ausführung der steuerlichen Pflichten im Regelfall einem externen Steuerberater übertragen. In diesem Fall erscheint es sachgerecht, den externen Steuerberater in die Verantwortung für das Tax CMS zu nehmen. Da das Tax CMS jedoch ein Teilbereich des CMS darstellt und damit die Risiken und Verpflichtungen des Tax CMS Gegenstand des CMS werden, sollte eine Berichtspflicht des Tax Compliance-Beauftragten gegenüber dem Compliance-Beauftragten etabliert werden. Da der Compliance-Beauftragte die operative Gesamtverantwortung für das CMS trägt, sollte er ggf. für eingegrenzte Themen des Tax CMS über ein Weisungsrecht gegenüber dem Tax Compliance-Beauftragten verfügen. Für die Zuweisung der Verantwortlichkeiten und Rollen innerhalb des Tax CMS sollte wiederum der Tax Compliance-Beauftragte – der über die erforderlichen steuerlichen Fachkenntnisse verfügt – verantwortlich sein.
Teil 1 Tax Compliance und Unternehmen › 4. Kapitel Einbettung von Tax Compliance in CMS, IKS, RMS, RFS und Compliance-Organisation › D. Instrumente des Compliance Managements und ihre Anwendbarkeit für das Tax Compliance Management
I. Vorbemerkung
146
Unternehmen können auf verschiedene Maßnahmen, Prozesse und Instrumente zurückgreifen, um bestmögliche Compliance zu erreichen. Nachfolgend sollen die in der Unternehmenspraxis am häufigsten anzutreffenden Instrumente des Compliance Managements und ihre Verwendung im Rahmen des Tax Compliance Managements dargestellt werden.
II. Compliance-Kultur, Code of Conduct, Richtlinien und Verhaltensanweisungen
147
Für die Wirksamkeit eines CMS, insbesondere die Akzeptanz der Compliance-Organisation und des Compliance-Programms im Unternehmen, ist eine im Unternehmen verankerte positive Compliance-Kultur von hoher Bedeutung. Die Compliance-Kultur wird dabei insbesondere durch die Grundeinstellungen und Verhaltensweisen von Unternehmensleitung und Management beeinflusst. Der Unternehmensleitung und dem Management kommt somit eine Vorbildfunktion zu, welcher sie durch integres, verantwortungsvolles und werteorientiertes Verhalten nachkommen („tone at the top“) sollten, um eine von hoher Ethik und Moral geprägte Unternehmenskultur zu etablieren. Daneben kann die Stärkung und Durchsetzung der Compliance-Kultur beispielsweise durch das Unternehmensleitbild, einen Verhaltenskodex (z.B. „Code of Conduct“) oder das Bekenntnis der Unternehmensleitung zur Rechtstreue des Unternehmens in Form einer schriftlichen Verpflichtung (sog. „Mission Statement“) erreicht werden.[177] Auch für die Wirksamkeit des Tax Compliance Managements ist eine gute Compliance-Kultur die Grundvoraussetzung. Daher ist es von hoher Bedeutung, dass die Unternehmensleitung der Einhaltung steuerlicher Vorschriften eine hohe Relevanz beimisst und dies entsprechend kommuniziert.
148
Der Code of Conduct ist ein zentrales Element des Compliance-Programms. In ihm sollten alle wesentlichen Bestandteile der im jeweiligen Unternehmen erwünschten Compliance-Kultur und der erforderlichen Maßnahmen zumindest in Kürze dargestellt sein. Folglich sollte er sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen, aufsichtsrechtlichen und freiwilligen Maßnahmen umfassen und darstellen, um die rechtskonforme Geschäftstätigkeit zu gewährleisten. Darüber hinaus sollte er die moralischen und ethischen Regeln des Unternehmens beinhalten. Typische Regelungsinhalte eines Code of Conduct sind beispielsweise das Kommitment der Unternehmensleitung zur Compliance („tone from the top“), Hinweise zur Verbindlichkeit des Codes und zur Sanktionierung bei Verstößen, Regelungen zu den wesentlichen Compliance-Risikobereichen des jeweiligen Unternehmens (z.B. Antikorruption, Kartellrecht, Steuerrecht, Zuwendungen an Dritte oder Arbeits- und Umweltschutz) sowie Informationen zur Compliance-Organisation (Aufbau- und Ablauforganisation, Compliance-Verantwortlichkeiten). Der Code of Conduct stellt zudem eine Orientierungshilfe für die Mitarbeiter dar. Demzufolge sind seine Bekanntmachung gegenüber den Mitarbeitern und seine Durchsetzung im gesamten Unternehmen von hoher Bedeutung.[178] Dem Code of Conduct kommt im Rahmen des Tax CMS eine übergeordnete Funktion zu, da er das Unternehmensleitbild, die Unternehmenswerte und die allgemeinen Verhaltensanforderungen darstellt. Zudem sollte er das Steuerrecht als möglichen Risikobereich berücksichtigen und auf die allgemeine (Konzern-)Steuerrichtlinie verweisen. Die allgemeine (Konzern-)Steuerrichtlinie ist das übergeordnete Dokument innerhalb des Tax CMS, welches beispielsweise Ausführungen zur Organisation der Steuerfunktion und zu den Verantwortlichkeiten im Tax CMS, zur Steuerstrategie, zum steuerlichen Informationsprozess, zur Steuerplanung oder zum steuerlichen Reporting enthalten sollte.
149
Neben den übergeordneten Dokumenten Code of Conduct und allgemeine (Konzern-)Steuerrichtlinie sind Compliance-Richtlinien und Verhaltensanweisungen sinnvolle Instrumente zur Dokumentation und Kommunikation der Compliance-Kultur und der anzuwendenden Prinzipien. Spezielle Richtlinien und Verhaltensanweisungen sind besonders geeignet, um die im Code of Conduct festgelegten Grundsätze detailliert zu erläutern. Darüber hinaus können einzelne Richtlinien auch nur an abgegrenzte Gruppen von Mitarbeiter oder Funktionsbereiche mit speziellen Compliance-Risiken adressiert werden. Ggf. kann es sinnvoll sein, die Richtlinien mit weiterführenden Hinweisen, wie z.B. Gesetzestexten, Rechtsprechung oder einschlägigen Fundstellen aus der Fachliteratur, zu verknüpfen. Voraussetzung für die wirksame Anwendung der Richtlinien und Verhaltensanweisungen ist die Bekanntmachung gegenüber dem betroffenen Mitarbeiterkreis. Hierzu eignen sich beispielsweise Schulungsmaßnahmen oder die Veröffentlichung im Intranet des Unternehmens.[179]
150
Im Rahmen des Tax CMS ist die Etablierung von detaillierten Richtlinien für die einzelnen Steuerarten bzw. wesentlichen steuerlichen Risikofelder sinnvoll (z.B. Umsatzsteuerrichtlinie, Verrechnungspreisrichtlinie oder Richtlinie zu nichtabziehbaren Aufwendungen). Hierin sollten beispielsweise die jeweiligen rechtlichen Anforderungen, die Verantwortlichkeiten, die Verfahrensabläufe oder Informationswege konkret dargelegt werden. Zudem kann es sinnvoll sein, Verhaltensanweisungen oder Checklisten für steuerliche Prozesse zu definieren und zu implementieren (z.B. Richtlinie bzw. Checkliste zur umsatzsteuerlichen Rechnungsprüfung oder eine Fristenrichtlinie).
III. Hinweisgebersystem
151
Unter einem Hinweisgebersystem wird die Gesamtheit der Regelungen eines Unternehmens zum Umgang mit Informationen über gesetzeswidriges oder unmoralisches Verhalten anderer Unternehmensmitarbeiter sowie die erforderliche Infrastruktur verstanden. Regelungsbedürftig sind insbesondere die Pflicht zum Geben von Hinweisen, der Umgang mit der Identität des Hinweisgebers (anonym oder nicht-anonym), die Festlegung des Hinweisadressaten und die Möglichkeiten der Hinweisübermittlung. Im Hinblick auf die getroffenen Regelungen sollte eine Dokumentation im Verhaltenskodex („Code of Conduct“) oder in einer separaten Richtlinie erfolgen.[180]
152
Aufgabe und Ziel des Hinweisgebersystems stellt die Gewinnung von Informationen zur Prävention von Non-Compliance sowie zur Aufdeckung und Aufklärung von aufgetretenen Regelverstößen dar. Hinweisgebersysteme sind damit als wichtiger Bestandteil von Compliance Management Systemen sowie als bedeutender Erfolgsfaktor für interne Ermittlungen anzusehen. Zudem soll das Hinweisgebersystem eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens sowie der Transparenz im Unternehmen signalisieren.[181]
153
Die Meldungen über ein Hinweisgebersystem sollten auf Kernthemen mit einer materiellen Bedeutung für das Unternehmen eingegrenzt werden. Potentielle Inhalte von Meldungen stellen beispielsweise Informationen über Verstöße gegen Gesetze, den Code of Conduct oder andere Richtlinien des Unternehmens oder sonstige Handlungen, die materielle negative Auswirkungen auf das Unternehmen oder seine Mitarbeiter haben könnten, dar.[182]
154