Bspw. www.dnbgermany.de.
Www.wlw.de.1; hinsichtlich der Problematik des Datenschutzes verweisen wir auf die Ausführungen im 12. Kap.
IDW PH 9.330.3 Rn. 13.
IDW PH 9.330.3 Rn. 27.
IDW PH 9.330.3 Rn. 38.
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik S. 90.
1. Teil Ermittlungen im Unternehmen › 6. Kapitel Ermittlungen und Beweissicherung – Unterlagen und EDV › IV. Ausgewählte Aspekte der Dokumentation des Ermittlungsprozesses
IV. Ausgewählte Aspekte der Dokumentation des Ermittlungsprozesses
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Die Dokumentation des Ermittlungsprozesses umfasst grundsätzlich die drei Komponenten Dokumentation des Arbeitsablaufes, Berichtswesen und Dokumentation der Arbeitsergebnisse.[1]
1. Arbeitsablauf
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Die Dokumentation des Arbeitsablaufs („Workflow“) ist zwingend notwendig, um den Ermittlungsprozess für Dritte nachvollziehbar zu erläutern und insbesondere auch die Ermittlungsergebnisse zu reproduzieren. Die Beschreibung des reinen Workflows beinhaltet hierbei die Konzeption des Ermittlungsprozesses im Allgemeinen, meist Aufgabe der Projektleitung, sowie die Ermittlungsaktivitäten im engeren Sinne.
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Die Konzeption des Ermittlungsprozesses sollte zunächst den Arbeitsauftrag und den Prüfungsansatz klar beschreiben. Neben den bereits beschriebenen Planungsinhalten sind dies hauptsächlich die Hauptstationen der Ermittlungsaktivitäten sowie die Art und der Umfang an Ermittlungshandlungen. Hierzu gehört auch die Definition von Schwellenwerten, sofern keine Vollprüfung von Prüfungsfeldern durchgeführt wird, sondern der Grundsatz der Wesentlichkeit bei zu untersuchenden Sachverhalten angewendet wird. Des Weiteren ist auf die bei der Ermittlung getätigten wesentlichen Arbeitshypothesen, Annahmen und eingesetzten Arbeitsmittel einzugehen.
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Neben der allgemeinen Dokumentation des Arbeitsablaufs sind auch Erkenntnisse aus der Dokumentation des Ermittlungsverfahrens hinsichtlich der Optimierung für andere Ermittler zu ziehen. Im Projektreview sollten hierfür erkannte Besonderheiten oder Ermittlungsfehler in eine Manöverkritik einfließen und als Optimierungspotential in den weiteren Ermittlungsschritten zur Verfügung gestellt werden.[2]
2. Berichtswesen
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Je komplexer die Ermittlungen in personeller und zeitlicher sowie sachlicher Hinsicht, desto wichtiger wird der Informationsfluss zwischen den einzelnen Ermittlern und der Projektleitung (interne Kommunikation) sowie der Projektleitung und dem Auftraggeber (externe Kommunikation). Der Einsatz eines IT-gestützten Berichtswesens für die Installation eines Berichtswesens „auf Knopfdruck“ ist hierbei empfehlenswert. Der Benchmark stellt ein in den Dokumentationsprozess der Arbeitsergebnisse integriertes „Live-Berichtswesen“ dar, welches u.a. den aktuellen Ermittlungsstatus nebst Fortschritten, etwaiger Abweichungsanalysen sowie Angaben über die weitere Vorgehensweise der Ermittlungen beinhaltet.
3. Arbeitsergebnisse
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Die Dokumentation der Arbeitsergebnisse muss nach den Grundsätzen der Klarheit, Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit aufgebaut werden, da die Dokumentation unterstützende Beweisfunktionen einnehmen kann. Die gesammelten Daten müssen von Dritten (u.a. Gericht, Staatsanwaltschaft, privatwirtschaftliche Auftraggeber) nachvollziehbar sein.[3] Hierzu gehört insbesondere auch der Nachweis, dass die gesammelten Daten und Unterlagen im Rahmen der Ermittlungen nicht manipuliert oder verändert wurden.
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Die Dokumentationsformen reichen je nach Auftragskomplexität bis hin zur standardisierten und strukturierten Online-Projektdatenbank. Der Einsatz von elektronischen Datenbanken ist ab einer gewissen kritischen Größenordnung nahezu Pflicht, da die Einsatzmöglichkeiten der Informationseingabe und -auswertung, dem Grad an Standardisierung und der Schnelligkeit der zur Verfügung stehenden Daten Voraussetzung für die effektive Abwicklung von Ermittlungen sind. Zum Einsatz kommen Datenbankanwendungen wie bspw. Microsoft Access[4], aber auch – sofern die Datenmenge dies zulässt – Microsoft Excel[5] oder auch das Open Office-Werkzeug „Base“.[6]
Anmerkungen
Vgl. hierzu ausführlich 4. Kap. Rn. 122 ff.
Geschonneck S. 58.
Siehe hierzu detailliert Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik S. 62.
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